Het wijzigen of uitbreiden van een boekhoudsysteem is een uitstekende manier om financiële informatie te automatiseren en een efficiëntere infrastructuur te creëren, vooral als u overstapt van een grootboekstijl naar een op software gebaseerd boekhoudsysteem. Een succesvolle implementatie van boekhoudsoftware of -systemen moet worden geleid door een projectmanager die tijd kan besteden aan het kiezen van uw boekhoudsysteem, om ervoor te zorgen dat u een optie kiest met uitgebreide training en technische ondersteuning. Leer hoe u een boekhoudsysteem implementeert.
Stappen
Stap 1. Kies zorgvuldig uw nieuwe boekhoudsysteem
U kunt ervoor kiezen om een externe accountant in te huren om uw financiële procedures te beoordelen en wijzigingen voor te stellen die het bedrijf kunnen helpen. Bekijk de voordelen van elke wijziging met uw boekhoud- of boekhoudafdeling, want zij zullen er dagelijks mee te maken hebben.
Zorg ervoor dat je de steun hebt van het management en de boekhoudafdeling voordat je de overstap maakt. Het is moeilijk om bedrijfsbrede veranderingen door te voeren zonder goedkeuring van de mensen die anderen zullen opleiden
Stap 2. Identificeer een projectmanager om het implementatieproces te leiden
Deze persoon dient ruime ervaring te hebben met bedrijfsbrede projecten. Kennis van de boekhoud- en boekhoudafdelingen stelt hen in staat om het budget, de middelen en de ondersteuning te begrijpen die nodig zijn.
Stap 3. Maak een budget en tijdlijn
Veranderende boekhoudsystemen vereisen dat u investeert in een manager, tijd voor medewerkers, trainingsmateriaal en meer. Stel een realistische tijdlijn op met uw projectmanager en boekhoudafdeling.
Stap 4. Ontwerp het nieuwe boekhoudsysteem
Als u eenmaal hebt gekozen welk boekhoudsysteem u gaat gebruiken, moet u de tijd nemen om het aan uw behoeften aan te passen. Overleg met de ontwerpers van het bedrijf waar je het koopt om de functies te kiezen die je nodig hebt.
Stap 5. Stel een trainingsprogramma op
Onderzoek je huidige infrastructuur en maak voor elke afdeling die met de boekhoudsoftware werkt een ander opleidingsplan. Als het boekhoudprogramma u geen trainingshandleiding geeft, neem dan contact op met een technisch schrijvend bedrijf om u een nauwkeurige handleiding te geven.
Stap 6. Bouw een pilot-boekhoudsysteem
Uw medewerkers kunnen dit systeem testen, maar u moet nog steeds wijzigingen kunnen voorstellen voor succesvollere procedures. Sommige bedrijven zetten kleine modules op en medewerkers sturen al vroeg in het proces feedback.
Stap 7. Train uw medewerkers in het gebruik van het systeem
Als er veel mensen getraind moeten worden, wil je dit misschien in aparte golven doen. Gebruik het pilootsysteem om ze te trainen.
Stap 8. Breng wijzigingen aan en accepteer het boekhoudsysteem
Zodra het systeem is ingesteld door de software of het financiële bedrijf, kunt u beginnen aan uw definitieve tijdlijn voor implementatie. Migreer de gegevens van uw oude boekhoudsysteem naar het nieuwe systeem.
Opzetten van procedures bij problemen met historische datamigratie. Dit is een uiterst belangrijk onderdeel van uw implementatie en de leverancier van het boekhoudsysteem moet aanwezig zijn om ervoor te zorgen dat het systeem volledig operationeel is
Stap 9. Begin met de overgang
Begin bij de financiële afdelingen en ga live voor het hele bedrijf. Bouw wat extra tijd in om het nieuwe systeem te leren tijdens de werkdag van uw medewerkers.
Stap 10. Stel ondersteuningsprocedures in
Zorg voor een contactpersoon bij het bedrijf waar u de boekhoudsoftware hebt gekocht en creëer opfriscursussen voor iedereen die meer hulp nodig heeft.