Rapporteren aan meerdere bazen: 11 stappen (met afbeeldingen)

Inhoudsopgave:

Rapporteren aan meerdere bazen: 11 stappen (met afbeeldingen)
Rapporteren aan meerdere bazen: 11 stappen (met afbeeldingen)

Video: Rapporteren aan meerdere bazen: 11 stappen (met afbeeldingen)

Video: Rapporteren aan meerdere bazen: 11 stappen (met afbeeldingen)
Video: Five simple steps to voting in the NEU pay ballot 2024, Maart
Anonim

Veel carrières, waaronder administratieve functies, vereisen dat werknemers rapporteren aan meerdere bazen of supervisors op verschillende administratieve niveaus. Dit kan ongelooflijk stressvol zijn, vooral als er een gebrek is aan transparantie of communicatie tussen bazen of afdelingen. Uw baan kan afhangen van het kunnen werken met meerdere bazen en met succes aan elk van hun eisen voldoen. Door door de commandostructuur te navigeren, de communicatie met uw managers te verbeteren en de stress van rapportage aan meerdere mensen te beheersen, kunt u uw werkprestaties verbeteren en zich zekerder voelen in uw werk.

Stappen

Deel 1 van 3: Navigeren door de managementketen

Rapporteren aan meerdere bazen Stap 1
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 1

Stap 1. Identificeer de commandostructuur

Zelfs als je rapporteert aan meerdere bazen, heb je waarschijnlijk één primaire baas. Dit is de persoon die uiteindelijk in staat is om je carrière vooruit te helpen of te vertragen. Als je eenmaal weet wat de commandostructuur van je bazen is en wie het laatste woord heeft over werkgerelateerde zaken, kun je erachter komen hoe je prioriteiten kunt stellen in je workflow en weet je wiens beslissingen die van alle anderen kunnen overheersen.

  • Stel specifieke vragen over hoe uw managementteam is gestructureerd. Zoek uit wie aan wie rapporteert en volg die keten naar de top.
  • U kunt wellicht ook de commandostructuur in uw bedrijf bepalen door te kijken welke manager senioriteit heeft en/of de meeste macht heeft op de werkvloer.
  • Werk hard om al je bazen tevreden te stellen, maar steek de meeste tijd en moeite in het sussen van je 'ultieme baas'.
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 2
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 2

Stap 2. Bepaal de managementstijl van elke baas

Sommige bazen geven de voorkeur aan regelmatige check-ins, terwijl anderen een stapje terug doen en erop vertrouwen dat je alleen werkt en de klus op tijd afkrijgt. Welke stijl het beste voor u werkt, is een kwestie van voorkeur, maar het kan zijn dat u zich moet aanpassen aan een managementstijl die u niet gewend bent om een of meer van uw bazen tevreden te stellen.

  • Je zou een idee moeten krijgen van hoeveel je baas micromanagt op basis van hoe ze met je communiceren.
  • Als je niet duidelijk bent wat de managementstijl van je baas is, vraag het hem dan. Zeg iets als: "Ik wil er zeker van zijn dat ik u voldoende op de hoogte houd zonder u te overbelasten met mijn check-ins. Welk type systeem zou het beste voor u werken?"
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 3
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 3

Stap 3. Zoek uit wat elke baas wil

Het is misschien vanzelfsprekend, maar een groot deel van het navigeren door uw managementketen houdt in dat u weet wat er op elk moment van u van elk van uw bazen wordt verwacht. Als een van je bazen niet duidelijk maakt wat ze van je willen, kun je erachter komen door met die baas te praten.

  • Ga een informeel gesprek aan over uw collectieve doelstellingen. Je zou bijvoorbeeld iets kunnen zeggen als: "Hé, als je de kans krijgt, kunnen we gaan zitten en praten over welke richting we dit project op moeten gaan?"
  • Stel realistische doelen en doelstellingen met je bazen. Leg de lat niet te hoog, maar bagatelliseer je vaardigheden ook niet door de lat te laag te leggen.
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 4
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 4

Stap 4. Stel de juiste grenzen in

Als een of meer van uw bazen uw werk graag micromanagen, kan dit uiteindelijk een punt bereiken waarop uw vermogen om te werken wordt belemmerd door hun onderbrekingen. Als dit gebeurt, moet je misschien bepaalde grenzen stellen met je baas. U moet dit echter zorgvuldig en tactvol doen om conflicten op de werkplek te voorkomen. Ongehoorzaam of argumentatief overkomen kan u uw baan kosten.

  • Vraag je baas beleefd en professioneel of je met hem kunt praten over je huidige project. Benadruk hoe belangrijk het project voor u is en in hoeverre u de visie van uw bedrijf wilt ondersteunen.
  • Geef nooit de schuld aan je baas en beschuldig hem nooit van iets verkeerds. Kader het gesprek rond hoe je als werknemer het beste werkt en wat je van je baas nodig hebt.
  • Laat je baas weten of je meer of minder leiding nodig hebt, maar doe dit professioneel.
  • Je zou bijvoorbeeld iets kunnen zeggen als: "Ik respecteer en waardeer je positie en alles wat je hebt gedaan. Ik denk gewoon dat het voor mij gemakkelijker zou zijn om aan je verwachtingen te voldoen als ik wat meer verantwoordelijkheid zou hebben voor dit project."
  • Door je grenzen te stellen en een betere dynamiek te creëren op één specifiek project, zal het in de toekomst veel gemakkelijker zijn om die grenzen en dynamiek over te dragen naar andere projecten.
  • Concentreer u op het aanpakken van hoe u in één situatie op de managementstijl van uw baas reageert, in plaats van uw baas en diens leiderschapskwaliteiten te 'bekritiseren'.

Deel 2 van 3: Communiceren met je bazen

Rapporteren aan meerdere bazen Stap 5
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 5

Stap 1. Neem zo nodig contact op met je bazen

Sommige bazen willen persoonlijke ontmoetingen, terwijl anderen e-mailupdates willen. Weer anderen hanteren een meer hands-off benadering van het management. Je baas wil misschien je werk bij elke stap micromanagen, of hij kan erop vertrouwen dat je je werk zelf op tijd gedaan krijgt. Zoek uit hoe elke baas het liefst communiceert en werk delegeert om het rapportageproces soepeler te laten verlopen.

  • Vraag elke baas hoe ze het liefst communiceren en met welke regelmaat. Check dan zo vaak als nodig is bij hen in.
  • Je moet ook beoordelen aan welke communicatiemethode elke baas de voorkeur geeft. Als uw baas bijvoorbeeld slechts één keer per maand een e-mailupdate of telefonische vergadering wil, zal het vragen om wekelijkse persoonlijke ontmoetingen een verspilling van zijn tijd zijn.
  • Meld problemen vroeg. Er is geen reden voor een baas om blind te zijn omdat een probleem uit de hand is gelopen. Probeer de moeilijkheid of impact niet te minimaliseren. Vraag in plaats daarvan om suggesties om het probleem op te lossen en maak het niet erger door te weigeren aanwijzingen te accepteren.
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 6
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 6

Stap 2. Laat elke baas weten wat je werkdruk is

Je baas moet op elk moment weten waar je aan werkt. Dat omvat werk van die baas en werk dat is toegewezen door uw andere managers. In het ideale geval zal geen van uw bazen onredelijke eisen stellen als ze weten wat u van elke manager krijgt.

  • Klaag nooit bij een van uw bazen over uw werkdruk van hen of iemand anders. Houd je baas gewoon op de hoogte door iets te zeggen als: "Ik wilde je even laten weten dat ik volgende week aan _ rapporten voor _ zal werken."
  • Probeer een elektronische kalender bij te houden met al uw deadlines, vergaderingen en werkvoortgang op één plek. Zo deel je eenvoudig je agenda met al je bazen.
  • Je kunt ook bij elke baas vermelden waar je aan werkt of welke projecten eraan komen. Houd ze allemaal op de hoogte van waar u aan werkt en voor wie.
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 7
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 7

Stap 3. Vraag om een groepsbijeenkomst te organiseren

De beste manier om rapportage aan meerdere bazen te beheren, is door ze allemaal in een gesprek met elkaar te betrekken. Als je bazen er vatbaar voor zijn, kan het helpen om iedereen samen te brengen voor een gezamenlijke vergadering om je commandostructuur en de volgorde van werken voor je werk glad te strijken.

  • Laat elke baas weten dat een groepsbijeenkomst het voor jou gemakkelijker zou maken om voor elke manager optimaal te presteren.
  • Als je het je bazen vraagt, wees dan beleefd en professioneel. Zeg iets als: "Ik weet dat je het erg druk hebt, maar ik denk dat het echt zou helpen om de workflow te stroomlijnen en de communicatie te maximaliseren als we een groepsvergadering zouden hebben met al mijn andere bazen."
  • Als uw bazen met elkaar communiceren, informeel of via regelmatige vergaderingen, kan het ook helpen om op een bepaald moment duidelijker te maken wat uw verplichtingen jegens uw andere bazen zijn.
  • Probeer geen conflicten tussen je bazen op te lossen, want het kan lijken alsof je partij kiest. Leg de verschillen in prioriteit uit en laat ze eventuele conflicten oplossen.

Deel 3 van 3: Omgaan met stress

Rapporteren aan meerdere bazen Stap 8
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 8

Stap 1. Verduidelijk uw eigen rollen en verantwoordelijkheden

Als u rapporteert aan meerdere bazen, kunt u zich soms in de war voelen over wat er van u wordt verwacht en door wie. Het verduidelijken van uw rollen en verantwoordelijkheden, zowel met elke baas als voor uw eigen begrip, kan helpen om een deel van de stress weg te nemen van het werken onder meerdere managers.

  • Ga zitten en bereken wie op uw afdeling welk werk moet doen, en bepaal vervolgens welk percentage van die werklast op uw bord moet vallen.
  • Schrijf op wat volgens u uw primaire functies op kantoor zijn en vergelijk deze met de verwachte rol die uw bedrijf heeft vastgesteld in hun wervingsrichtlijnen (de rol of rollen die u zou vervullen toen u werd aangenomen/gepromoveerd).
  • Wanneer u uw rollen met uw managers verduidelijkt, neem dan een schriftelijke lijst van elke rol/verantwoordelijkheid mee en vraag elke baas of ze het eens zijn met die beoordeling.
  • Zeg iets als: "Bent u het ermee eens dat dit mijn rollen/verantwoordelijkheden zijn? Zo niet, kunt u dan verduidelijken wat ik anders zou moeten doen?" Bewaar vervolgens een kopie van die rollen/verplichtingen op uw bureau voor het geval u ooit niet zeker weet wat u moet doen.
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 9
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 9

Stap 2. Probeer werkproblemen te depersonaliseren

Voor veel werknemers kan het moeilijk zijn om werkgerelateerde problemen niet te internaliseren. Onder de stress van je baan en de chaos van het rapporteren aan meerdere bazen, kun je het gevoel krijgen dat alles wat fout gaat jouw schuld is. In die situaties kan het handig zijn om te onthouden dat problemen op de werkplek hoogstwaarschijnlijk het gevolg zijn van omstandigheden en niet van iets dat u verkeerd doet.

  • Doe een stap achteruit en vraag jezelf af of je echt iets verkeerd hebt gedaan. Zou een van uw collega's het anders hebben gedaan, of was de situatie onvermijdelijk?
  • Zoek naar manieren om aan het eind van de dag los te komen van het werk. Doe iets ontspannends en belonends, zoals wandelen, fietsen of tijd doorbrengen met familie en vrienden.
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 10
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 10

Stap 3. Ga om met een moeilijke baas

Als een van je bazen bijzonder hard voor je is of gewoon in het algemeen moeilijk om voor te werken, kun je veel stress ervaren. In dergelijke situaties is het het beste om open en communicatief te zijn met je baas.

  • Wees proactief door gesprekken met je baas aan te gaan. U kunt vragen over zowel professionele als persoonlijke zaken (als u dat nodig acht).
  • Probeer je baas een beetje te leren kennen en ontdek wat gedeelde interesses of dingen die je gemeen hebt. Dit kan je baas helpen om je meer als een herkenbaar persoon te zien.
  • Als je eenmaal een soort verstandhouding hebt opgebouwd, kun je je baas terloops laten weten hoeveel je je baan en het bedrijf waarvoor je werkt, waardeert.
  • U kunt uw baas ook om suggesties vragen over hoe u uw professionele relatie/samenwerking kunt verbeteren. Zeg iets als: "Ik heb het gevoel dat alles goed gaat, maar ik wilde even kijken of er iets is dat je liever anders had gedaan."
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 11
Rapporteren aan meerdere bazen Stap 11

Stap 4. Gebruik uw commandoketen in uw voordeel

Hoewel rapporteren aan meerdere bazen stressvol kan zijn, kan het ook potentieel voordelig voor u zijn. Je kunt je commandostructuur gebruiken om je eigen carrière vooruit te helpen en van tijd tot tijd professionele gunsten te krijgen als dat nodig is.

  • Vind manieren om bondgenoten te worden met zoveel mogelijk van je bazen. U kunt dit op subtiele manieren doen door uw bazen te leren kennen, kleine gunsten voor hen te doen en een goede professionele verstandhouding met hen op te bouwen.
  • Besteed meer tijd en energie aan het leren kennen van de baas of bazen wiens functie het beste aansluit bij uw carrièredoelen. Als u zich bijvoorbeeld op de boekhouding wilt concentreren, leer dan de manager kennen die uw boekhoudcarrière vooruit kan helpen.
  • Als je een werkgerelateerd verzoek hebt en een van je managers zei nee, vraag het dan discreet aan andere managers totdat iemand ja zegt.
  • Als u eenmaal weet wie het meest waarschijnlijk aan uw verzoeken zal voldoen, kunt u van die manager uw favoriete persoon maken om gunsten te vragen.

Aanbevolen: