Het I-9-formulier wordt gebruikt om vast te stellen dat een persoon het recht heeft om in de Verenigde Staten te werken. Het eerste deel wordt ingevuld door de werknemer, die vervolgens documenten overhandigt waaruit blijkt dat hij in de VS mag werken aan de werkgever. De werkgever onderzoekt de documenten, bepaalt hun waarheidsgetrouwheid en voltooit vervolgens het formulier door het tweede gedeelte in te vullen. In het geval van een herverificatie of een rehire, vult de werkgever enkel het derde deel van het formulier in.
Stappen
Deel 1 van 4: Het werknemersgedeelte invullen
Stap 1. Zet uw volledige officiële naam op het formulier
Voeg beide namen toe als je 2 voornamen of 2 achternamen hebt. U hoeft alleen uw middelste initiaal te gebruiken, niet uw volledige middelste naam. Je moet ook eventuele andere achternamen toevoegen die je hebt gehad, zoals je meisjesnaam, als je die hebt.
- Als je maar 1 naam hebt, plaats deze dan in het achternaamveld en "onbekend" in het voornaamveld.
- Voeg het koppelteken toe als uw naam is afgebroken.
Stap 2. Voeg je adres en geboortedatum toe
U moet uw adres invullen, inclusief een appartementnummer als u dat heeft. Voeg ook uw geboortedatum toe met behulp van de maand, de dag en het jaar.
Stap 3. Geef informatie over uw juridische status
Vink het vakje aan dat van toepassing is. Uw keuzes zijn Amerikaans staatsburger, niet-burger, wettig permanent ingezetene of een vreemdeling die bevoegd is om in de VS te werken. Indien van toepassing, moet u ook uw Alien Number/USCIS-nummer, buitenlands paspoortnummer met het land of een formulier I verstrekken -94 toelatingsnummer, evenals wanneer uw werkvergunning verloopt.
U hebt een Alien Number/USCIS of een Form I-94 toelatingsnummer nodig, niet beide. Uw vreemdelingennummer lijkt veel op een burgerservicenummer, omdat het een uniek nummer is dat aan u is toegewezen, hoewel het 7 tot 9 cijfers kan hebben
Stap 4. Voeg optionele informatie toe
U voegt ook uw burgerservicenummer en e-mailadres toe als uw werkgever E-Verify wil gebruiken. Er is ook een plaats voor uw telefoonnummer, als u dit wilt opnemen als een manier om gecontacteerd te worden.
E-Verify is een manier om elektronisch te verifiëren dat u legaal in de VS mag werken
Deel 2 van 4: Het formulier invullen en documentatie presenteren
Stap 1. Onderteken en dateer het formulier
Nadat u het formulier naar uw beste weten heeft ingevuld, moet u een handtekening en datum opgeven. U kunt het echter wel elektronisch ondertekenen.
- Meestal stelt uw werkgever uw elektronische handtekening in. U gebruikt software die door het bedrijf wordt geleverd om een handtekening en datum te maken, en u gaat ermee akkoord dat u het formulier leest.
- Een andere optie is om het formulier af te drukken, te ondertekenen en vervolgens te scannen om een elektronische kopie te maken.
Stap 2. Voltooi de I-9 op de eerste werkdag
Als werknemer is het jouw taak om deze voor of op de eerste werkdag in te vullen. Deze tijdlijn is verplicht gesteld door de overheid.
Stap 3. Presenteer uw documentatie aan de werkgever
Nadat u het formulier heeft ingevuld, moet u documenten overleggen om aan te tonen dat u legaal in de VS kunt werken. Uw werkgever zal ze dan onderzoeken en het formulier invullen.
- U kunt 1 item uit lijst A presenteren, of een combinatie van 2 items uit lijst B en lijst C.
-
Lijst A omvat het volgende:
- Amerikaans paspoort of paspoortkaart
- Ontvangstkaart voor permanente verblijfsvergunning of vreemdelingenregistratie
- Documentkaart voor arbeidsvergunning
- Een buitenlands paspoort met een formulier 1-94 of een I-551-stempel / formulier I-551
- Een paspoort van de Federale Staten van Micronesië (FSM) of de Republiek van de Marshalleilanden (RMI) met formulier I-94 of formulier I-94A
Stap 4. Presenteer 2 documenten uit Lijst B en Lijst C
Als u geen document van lijst A heeft, presenteer dan elk 1 van lijst B en lijst C. U kunt de volgende documenten gebruiken:
-
Lijst B omvat het volgende:
- Een rijbewijs
- Een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs met foto met basis biografische informatie
- Een ziekenhuis-, school- of doktersdossier, als je jonger bent dan 18 jaar zonder ander identiteitsbewijs
-
Lijst C omvat het volgende:
- Een onbeperkte socialezekerheidskaart
- Consulaire aangifte van geboorte in het buitenland (formulier FS-240)
- Certificering van geboorte in het buitenland afgegeven door het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken (formulier FS-545)
- Certificering van geboorterapport afgegeven door het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken (formulier DS-1350)
- Een originele geboorteakte
- Een Indiaans stamdocument
- Een identiteitskaart van een Amerikaanse burger (formulier I-197)
- Een identificatiekaart voor gebruik van ingezeten staatsburger in de Verenigde Staten (formulier I-179)
- Een autorisatiedocument uitgegeven door het Department of Homeland Security (DHS)
Deel 3 van 4: Het werkgeversgedeelte invullen
Stap 1. Controleer het eerste gedeelte
Zorg ervoor dat, voordat u het werkgeversgedeelte invult, het eerste gedeelte volledig is ingevuld door de werknemer. Zorg er ook voor dat de werknemer het heeft ondertekend en gedateerd.
Houd er rekening mee dat alleen de werkgever dit gedeelte moet invullen, niet de werknemer
Stap 2. Bekijk de documentatie
Na het invullen van het formulier moet de werknemer zijn documentatie aan u overleggen. Het is jouw taak om de documenten te onderzoeken en ervoor te zorgen dat ze er geldig uitzien, en om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de vereisten van 1 document van lijst A of een document elk van lijst B en lijst C.
Stap 3. Vul de gegevens van de medewerker in
U moet de naam van de werknemer invullen in het tweede gedeelte, evenals hun arbeidsstatus. Vul de informatie voor elk document in, inclusief het documentnummer, de instantie van afgifte, de titel van het document en de vervaldatum (indien nodig).
Stap 4. Voeg de datum toe waarop de werknemer is begonnen
U moet de datum toevoegen waarop uw werknemer voor het bedrijf is gaan werken. Het kan een datum in de toekomst zijn als de werknemer nog niet is begonnen.
Stap 5. Voer uw gegevens en de gegevens van het bedrijf in
Voeg uw volledige naam en titel toe. Vermeld de naam van het bedrijf en het meest geschikte bedrijfsadres met betrekking tot de werknemer. Onderteken en dateer het formulier.
Stap 6. Geef de documentatie terug aan de werknemer
Zodra u hebt gecontroleerd of de documentatie correct is, stuurt u deze terug naar de werknemer. Bewaar de documentatie alleen zo lang als nodig is.
Deel 4 van 4: Sectie 3 invullen voor opnieuw in dienst nemen of opnieuw verifiëren
Stap 1. Vul het derde deel en de naam van de werknemer in
Als u een werknemer binnen 3 jaar na vertrek weer in dienst neemt of als uw werknemer van naam verandert, kunt u rubriek 3 alleen invullen voor herverificatie. De enige uitzondering is dat u de naam van de werknemer moet invullen in het werkgeversgedeelte.
Stap 2. Controleer opnieuw wanneer de documentatie van een werknemer verloopt
Noteer bij het invullen van het formulier wanneer de documentatie van de medewerker verloopt. U moet het opnieuw verifiëren wanneer dit het geval is. U hoeft dit niet te doen voor Amerikaanse staatsburgers of niet-staatsburgers.
Vraag dezelfde documentatie aan als voorheen. Onderzoek het. Als het uitcheckt, noteer dan de informatie van het document en onderteken en dateer het formulier
Stap 3. Onderzoek de originele I-9 voor herhuur
Controleer of de documentatie is verlopen. Zo niet, vul dan gewoon de nieuwe datum van indiensttreding in. Als dit het geval is, onderzoekt u ofwel een Lijst A OF Lijst C-documentatie. U hoeft niet naar de lijst B-documentatie te kijken.