3 manieren om ontvangsten voor een klein bedrijf te organiseren

Inhoudsopgave:

3 manieren om ontvangsten voor een klein bedrijf te organiseren
3 manieren om ontvangsten voor een klein bedrijf te organiseren

Video: 3 manieren om ontvangsten voor een klein bedrijf te organiseren

Video: 3 manieren om ontvangsten voor een klein bedrijf te organiseren
Video: 10 MANIEREN OM JE KIND VAN DE SPELCOMPUTER AF TE KRIJGEN!!!! KOETLIFE VLOG 2024, Maart
Anonim

Als u een klein bedrijf heeft, weet u waarschijnlijk dat u de meeste kosten die u maakt bij het runnen van uw bedrijf, kunt aftrekken. U moet echter ook bonnen en andere documentatie van die uitgaven bewaren voor het geval de belastingdienst uw belastingaangifte controleert of om aanvullende informatie vraagt over aftrekposten die u hebt geclaimd. Het organiseren van bonnen en het bijhouden van uitgaven kan een hele klus zijn, maar als u een handig en toegankelijk systeem heeft, kunt u ervoor zorgen dat u alles in huis heeft om uw aftrekposten na belastingtijd te maximaliseren.

Stappen

Methode 1 van 3: Een archiefsysteem ontwikkelen

Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 1
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 1

Stap 1. Kies een handig bestandsopslagsysteem

Het is gemakkelijker om een gewoonte te ontwikkelen om bonnen onmiddellijk te archiveren als uw bestandsopslag gemakkelijk toegankelijk is. Voor de meeste kleine bedrijven is een eenvoudige archiefkast voldoende. Bewaar het op een plek waar je vaak langskomt, zodat je niet je uiterste best hoeft te doen om je bonnen in te dienen.

  • Vaak is de beste plaats voor uw bestandsopslagsysteem direct naast het bureau waar u de zakelijke financiën afhandelt. Zo heb je alles binnen handbereik.
  • Als u een kleiner bedrijf heeft zonder veel bonnen, kan een kleinere archiefdoos beter voor u werken. U krijgt bijvoorbeeld een plastic doos met hangmappen.
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 2
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 2

Stap 2. Organiseer uw bonnen per categorie

Wanneer u uw belastingen doet, moet u uw inhoudingen optellen onder specifieke categorieën. Als u uw bonnen in deze categorieën opslaat, heeft u dit werk al gedaan. Tijdens de belasting hoef je ze alleen maar bij elkaar op te tellen. Categorieën die u nodig heeft, zijn onder meer:

  • Reclame en promotie (visitekaartjes, mailinglijsten, website-ontwikkeling, advertenties op sociale media)
  • Maaltijden en entertainment (lunchvergaderingen, diners met klanten)
  • Reizen (vliegtickets, autokosten, tolgelden, kilometers, accommodatie, maaltijden terwijl u op zakenreis bent)
  • Huur (betalingen voor gehuurde kantoorruimte of gehuurde apparatuur)
  • Nutsvoorzieningen (elektriciteit, water, verwarming/airconditioning, vuilnisophaaldienst voor de werkplek)
  • Communicatie (telefoonkosten, internettoegang)
  • Benodigdheden (kantoormaterialen, schoonmaakspullen, koffie of mineraalwater op kantoor)
  • Verzendkosten en verzending (postbussen, verzendkosten)
  • Juridische en professionele kosten (accountants-/boekhoudkosten, advocaatkosten)
  • Verzekeringen (premies bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, premies werknemerscompensatie voor werknemers)
  • Licenties en rechten (bedrijfslicenties, professionele licenties, brancheverenigingen, franchisevergoedingen)
  • Opleiding (professionele ontwikkeling, permanente educatie voor professionele licenties, jobtraining voor u of werknemers)

Tip:

Als een ontvangstbewijs uitgaven in meerdere categorieën bevat, maak dan een kopie van het ontvangstbewijs voor elk van de categorieën. Noteer op elk exemplaar de totale aftrek van die bon in die categorie.

Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 3
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 3

Stap 3. Bewaar uw bonnen in chronologische volgorde

Hoewel dit niet specifiek nodig is, kan het u helpen uw belastingen te schatten wanneer u driemaandelijkse belastingen indient. Het kan u ook helpen om een specifieke uitgave gemakkelijker te vinden.

Als je in een maand veel bonnen hebt in één categorie, bereken dan een maandtotaal en voeg dat aan het einde van de maand toe aan je dossier. Het maakt het optellen van kosten tijdens belastingtijd gemakkelijker en minimaliseert het risico op fouten

Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 4
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 4

Stap 4. Plan een specifieke tijd in om uw bonnen in te dienen

Gebruik het systeem dat voor u het beste werkt en dat u kunt bijhouden. Sommige eigenaren van kleine bedrijven geven er de voorkeur aan hun kwitanties onmiddellijk in te dienen, terwijl anderen een keer per week een tijd reserveren om ze door te nemen en in te dienen.

  • Welke methode u ook kiest, u wilt er zeker van zijn dat u uw bonnen doorneemt en archiveert terwijl de specifieke transactie nog vers in uw geheugen ligt, zodat u weet waar die specifieke bon voor is.
  • Als u uw bonnen gewoon in een doos verzamelt en niet de moeite neemt om ze te categoriseren, zult u moeite hebben om belastingtijd te krijgen en kunt u uiteindelijk aftrekposten verliezen die u had kunnen nemen als u beter georganiseerd was.

Methode 2 van 3: Onkosten documenteren

Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 5
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 5

Stap 1. Noteer het zakelijke doel van elke uitgave op de bon

Houd er rekening mee dat u bonnen 6 jaar zult bewaren, iets dat een week nadat u de kosten heeft gemaakt voor de hand lijkt te liggen, is misschien niet iets dat u zich enkele jaren later herinnert. Hoewel dit misschien niet van toepassing is op kantoorbenodigdheden, kunnen maaltijden en reizen moeilijker zijn.

  • Als u bijvoorbeeld met een klant gaat lunchen, noteert u misschien de naam van de klant en het algemene onderwerp van de lunchbijeenkomst.
  • Noteer bij reiskosten de reden van de reis. U kunt ook een brochure of andere informatie bijvoegen. Als u bijvoorbeeld voor een handelsconventie reisde, zou u een brochure voor de conventie kunnen bijvoegen bij de bonnetjes die bij die conventie horen.
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 6
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 6

Stap 2. Scheid zakelijke en persoonlijke uitgaven op dezelfde bon

Idealiter houdt u zakelijke en persoonlijke uitgaven als afzonderlijke transacties. Het is echter niet altijd handig om dat te doen. Als u persoonlijke uitgaven op dezelfde bon hebt staan als zakelijke uitgaven, onderstreep of markeer de zakelijke uitgaven en bereken een nieuw fiscaal totaal.

Als u bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden hebt gekocht en een fles water voor uzelf hebt opgehaald terwijl u uitcheckt, wordt de fles water beschouwd als een persoonlijke uitgave en niet als een zakelijke uitgave. U zou de kosten van dat water (vergeet niet de omzetbelasting, indien van toepassing) van het totaal aftrekken om het nieuwe totaal van uw aftrekbare kosten te krijgen

Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 7
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 7

Stap 3. Koppel ontvangsttransacties aan boekingen op financiële overzichten

Wanneer u elke maand uw zakelijke bank- en creditcardafschriften ontvangt, print ze dan uit en vergelijk ze met uw bonnetjes. Markeer of markeer elke transactie op elk afschrift waarvoor u een ontvangstbewijs hebt.

Als er een transactie op een van uw afschriften staat waarvan u denkt dat deze aftrekbaar is, maar waarvoor u geen ontvangstbewijs hebt, kunt u mogelijk een ontvangstbewijs opnieuw laten afdrukken voor uw administratie. Neem contact op met de leverancier om te zien of dit mogelijk is

Waarschuwing:

Vermijd het gebruik van contant geld om zakelijke uitgaven te betalen. Het is moeilijk te volgen en laat geen papieren spoor achter zoals creditcards of betaalpassen.

Methode 3 van 3: Papierloos gaan

Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 8
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 8

Stap 1. Scan alle bonnen voordat u ze archiveert, zelfs als u papieren dossiers bewaart

De meeste bonnen worden afgedrukt op thermisch papier, dat na verloop van tijd verslechtert. De IRS raadt aan om uw bonnen 6 jaar te bewaren. De inkt op een bon van thermisch papier kan echter zo vervaagd zijn dat deze er na zo'n lange tijd gewoon blanco uitziet.

  • De meeste kantoorprinters hebben een scanner. Als de jouwe dat niet doet, investeer er dan in en onthoud dat de aankoop ook een fiscaal aftrekbare kantoorkost is.
  • Als u aantekeningen maakt op elke bon, scan deze dan nadat u uw aantekeningen hebt gemaakt.

Tip:

U kunt ook foto's maken van uw bonnen met een smartphone.

Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 9
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 9

Stap 2. Houd uw afbeeldingsbestanden georganiseerd en gelabeld op categorie en datum

Boots uw papieren archiveringssysteem na met uw digitale archiveringssysteem en maak mappen voor elke categorie. Doorgaans slaat uw computer of elektronisch apparaat de bestanden standaard chronologisch op.

U kunt ook maandenlang mappen maken binnen de categoriemappen. Hierdoor kunt u gemakkelijker een specifieke afbeelding van een ontvangstbewijs vinden en uw inhoudingen organiseren, zodat u uw driemaandelijkse belastingen nauwkeuriger kunt schatten

Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 10
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 10

Stap 3. Gebruik een app voor het organiseren van bonnen op uw smartphone

Er zijn verschillende smartphone-apps die eigenaren van kleine bedrijven kunnen helpen bij het bijhouden van aftrekbare uitgaven en het organiseren van ontvangsten. Sommige helpen u ook bij het bijhouden van uw kilometers en andere uitgaven waarvoor u mogelijk geen bonnen heeft.

Als u besluit een app te gebruiken, zorg er dan voor dat dit niet het enige is dat u gebruikt om uitgaven bij te houden. Je weet nooit wanneer het bedrijf dat de app heeft gemaakt failliet gaat of de app stopt

Tip:

Als je boekhoudsoftware voor je bedrijf gebruikt, kies dan een app die synchroniseert met je boekhoudsoftware-account. Vervolgens worden de onkostengegevens van uw bonnen automatisch geüpload naar uw boeken.

Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 11
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 11

Stap 4. Upload gescande afbeeldingen naar een cloudserver

Hoewel u uw gescande afbeeldingen mogelijk op uw computer of smartphone bewaart, wilt u er ook voor zorgen dat er een back-up van die bestanden wordt gemaakt. Houd er rekening mee dat je die bestanden 6 jaar moet bewaren en dat het onwaarschijnlijk is dat je over 6 jaar nog steeds dezelfde smartphone en dezelfde computer hebt.

Uit voorzorg wilt u misschien ook een hardcopy back-up maken op een cd of thumbdrive. U kunt bijvoorbeeld de aftrekbare kosten van één jaar op een USB-stick bewaren en op elke USB-stick het jaartal labelen. Bewaar deze USB-sticks op een veilige of andere beveiligde locatie

Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 12
Ontvangstbewijzen voor een klein bedrijf organiseren Stap 12

Stap 5. Vraag leveranciers om u waar mogelijk bonnen te e-mailen

Veel verkopers zijn bereid om u bonnen te e-mailen in plaats van (of naast) u een fysieke bon te geven. E-mailbewijzen verdienen de voorkeur voor het bijhouden van gegevens, omdat ze niet degraderen zoals fysieke ontvangstbewijzen op thermisch papier.

  • U kunt mappen in uw e-mailaccount instellen om de mappen in uw fysieke archiefsysteem na te bootsen.
  • Druk uw e-mailbewijzen af en bewaar ze in uw fysieke archiefsysteem voor het geval dat. U kunt de toegang tot uw e-mailadres kwijtraken of het wijzigen.

Tip:

Gebruik uw zakelijke e-mailadres voor kwitanties voor zakelijke uitgaven, niet uw persoonlijke adres.

Aanbevolen: