Een verlofbrief schrijven (met afbeeldingen)

Inhoudsopgave:

Een verlofbrief schrijven (met afbeeldingen)
Een verlofbrief schrijven (met afbeeldingen)

Video: Een verlofbrief schrijven (met afbeeldingen)

Video: Een verlofbrief schrijven (met afbeeldingen)
Video: Wacht tot je Ziet hoe de Mooiste Tweeling ter Wereld er NU Uitziet! 2024, Maart
Anonim

Verlof is de tijd die u buiten uw werk of universiteit doorbrengt. Dit verlof kan om verschillende redenen worden aangevraagd, zoals ziekte van uzelf of een familielid of een verlengde vakantie. In sommige gevallen hebben werknemers wettelijk recht op bepaalde soorten afwezigheden, zoals vrije tijd voor de geboorte of adoptie van een kind of voor het verlenen van medische zorg aan een direct familielid. De definitie van een "verlof" kan variëren afhankelijk van de duur van de afwezigheid. In sommige gevallen wordt kortdurende afwezigheid, zoals afwezigheid van uw universiteit of uw werkplek voor minder dan een maand, niet als verlof beschouwd, terwijl in andere gevallen zelfs een afwezigheid van een week kan zijn beschouwd als verlof. Het is belangrijk om te bepalen hoe uw werkgever of school verlof definieert voordat u een verlofbrief schrijft, aangezien de duur van uw voorgestelde afwezigheid mogelijk niet lang genoeg is om een formele aanvraag te vereisen.

Stappen

Deel 1 van 3: Verlof aanvragen bij uw werkgever

Versla examenstress Stap 6
Versla examenstress Stap 6

Stap 1. Geef een vroege waarschuwing aan je baas

Bij het aanvragen van verlof bij uw werkgever is het belangrijk om tijdig te waarschuwen. Een vroegtijdige waarschuwing kan natuurlijk niet mogelijk zijn in bepaalde omstandigheden, zoals het onverwachte verlies van een dierbare. Als het echter mogelijk is om vroegtijdig te waarschuwen (bijv. het verlof dat u zoekt, duurt enkele weken of maanden), probeer dan de brief zo vroeg mogelijk te schrijven, zodat uw werkgever en teamleden op het werk dienovereenkomstig kunnen plannen. Een goede manier om vroegtijdig te waarschuwen kan zijn om het voorgestelde verlof met uw baas te bespreken voordat u uw verlofbrief aflevert. Zo kan je eerste zin verwijzen naar je vorige gesprek en komt de brief niet als een verrassing bij je baas.

Schrijf over je eigen leven Stap 9
Schrijf over je eigen leven Stap 9

Stap 2. Wees specifiek over datums

Vermeld de exacte data waarop u van plan bent weg te zijn. Probeer niet vaag te zijn over de hoeveelheid tijd die je nodig hebt om weg te zijn. In sommige gevallen is het misschien niet mogelijk om specifiek te zijn over datums, maar als u specifiek bent over datums, kunnen uw werkgever en collega's vooruit plannen over hoe zij uw werk tijdens uw afwezigheid zullen behandelen. Probeer daarom, indien mogelijk, zo specifiek mogelijk te zijn in uw brief over de data die u van plan bent om niet aan het werk te gaan.

Schrijf een verlofbrief Stap 3
Schrijf een verlofbrief Stap 3

Stap 3. Wees transparant met je werkgever

Wees zo transparant mogelijk over waarom je vrije tijd nodig hebt. Dat betekent niet dat je elk klein detail moet onthullen over waarom je weg moet. In veel gevallen heeft uw werkgever mogelijk geen recht om bepaalde details over uw persoonlijke leven te weten. Als u echter zo transparant en eerlijk mogelijk bent tegenover uw werkgever over waarom u vrije tijd nodig heeft, wordt de kans op conflicten met het management geminimaliseerd.

Bepaal activa in boekhouding Stap 7
Bepaal activa in boekhouding Stap 7

Stap 4. Bespreek hoe uw werk wordt afgehandeld tijdens uw afwezigheid

In uw brief moet staan dat u op de hoogte bent van uw verantwoordelijkheden en begrijpt dat u voordat u vertrekt, wilt bespreken hoe uw werk tijdens uw afwezigheid zou worden geregeld. U kunt in uw brief details opnemen over hoe u denkt dat uw werk zal worden afgehandeld (bijv. door gedetailleerde notities voor uw teamleden achter te laten over lopende projecten die tijdens uw afwezigheid moeten worden uitgevoerd, en contactgegevens achter te laten zodat teamleden u kunnen bereiken in een noodgeval).

Schrijf een verlofbrief Stap 5
Schrijf een verlofbrief Stap 5

Stap 5. Weet op welke soorten afwezigheden je recht hebt

Weet dat je wettelijk recht hebt op bepaalde soorten afwezigheden. Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen de afwezigheden waar u recht op heeft en de afwezigheden die alleen naar goeddunken van de werkgever mogen worden toegekend.

  • In de Verenigde Staten heeft u op grond van de Family and Medical Leave Act bijvoorbeeld recht op maximaal 12 weken onbetaald verlof per jaar voor de geboorte en verzorging van een baby of voor de adoptie van een kind. Bepaal of u voldoet aan de voorwaarden om in aanmerking te komen op grond van de wet. Deze eisen houden onder meer in dat u voor aanvang van uw verlof minimaal 12 maanden bij uw werkgever heeft gewerkt en in die periode van 12 maanden minimaal 1250 uur heeft gewerkt. Uw werkgever moet ook ten minste 50 werknemers in dienst hebben op uw werkplek of op een locatie binnen 75 mijl van die locatie, en uw werkgever moet een "gedekte werkgever" zijn volgens de voorwaarden van de wet.
  • Als u een brief schrijft waarin u een afwezigheidsverzoek indient waar u wettelijk recht op heeft, kunt u het verzoek dienovereenkomstig formuleren. U kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Zoals we allebei weten, heb ik het wettelijke recht om deze tijd vrij te nemen. Ik hoop tussendoor vrij te nemen (vul datums in). Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de productiviteit doorgaat?” Bovendien toont het aan uw werkgever vragen hoe de productiviteit kan worden gehandhaafd, aan dat u zich zorgen maakt over het welzijn van uw werkgever en kunt u uw positie op uw werkplek verbeteren.
  • Als u om vrije tijd vraagt die niet contractueel aan u verschuldigd is, pas dan uw toon aan om u te verontschuldigen voor het ongemak en beloof de verloren tijd zo goed mogelijk in te halen.
  • Laat je baas weten of je vakantiedagen of ziektedagen hebt opgebouwd.
  • Door deze informatie in de brief op te nemen, wordt het ook duidelijker voor de commandostructuur van de afdeling Human Resources als uw baas ervoor kiest uw verzoek af te wijzen en u in beroep moet gaan tegen de beslissing.
Documenteer een proces Stap 1
Documenteer een proces Stap 1

Stap 6. Voeg ideeën toe over hoe u werk kunt delegeren terwijl u weg bent

Hoewel je baas hier waarschijnlijk het laatste woord over zal hebben, moet je proberen nuttige suggesties te geven over welke van je collega's volgens jou het meest geschikt zijn om verschillende aspecten van je werk tijdens je afwezigheid te behandelen. Probeer echter niet alle last op de schouders van één persoon te leggen, want dat zou oneerlijk zijn voor die specifieke collega.

Schrijf een verlofbrief Stap 7
Schrijf een verlofbrief Stap 7

Stap 7. Schrijf op een respectvolle toon

Wat de omstandigheden ook zijn, het is belangrijk dat u op een beleefde manier verlof aanvraagt. U moet met andere woorden afwezigheid vragen in plaats van eisen, zelfs als u daar wettelijk recht op heeft. Aardig vragen kan de confrontatie met het management tot een minimum beperken.

Deel 2 van 3: Verlof aanvragen bij uw universiteit

Schrijf een verlofbrief Stap 8
Schrijf een verlofbrief Stap 8

Stap 1. Zoek een verlofformulier op

Studenten die verlof van hun universiteit zoeken, moeten over het algemeen een formulier invullen. Download een verlofformulier van uw universitaire afdeling op de website. Deze formulieren moeten ook beschikbaar zijn op uw afdelingskantoor.

Schrijf een verlofbrief Stap 9
Schrijf een verlofbrief Stap 9

Stap 2. Vul het formulier in

Het formulier zal informatie vragen zoals uw naam, universiteits-ID-nummer, universiteits- en vaste adressen en opleiding.

  • Het formulier zal waarschijnlijk uw staatsburgerschap of visumstatus vragen. Verlof kan visumimplicaties hebben voor internationale studenten. Dit komt omdat als je een internationale student bent, je een visum hebt gekregen om te studeren. Als je je voor langere tijd terugtrekt uit je studie, kan je worden gevraagd om terug te keren naar je thuisland en moet je mogelijk opnieuw een visum aanvragen om terug te keren. Ontdek wat de visumimplicaties kunnen zijn van verlof als je een internationale student bent die met een studentenvisum studeert. Dit beleid kan per land verschillen en wordt bepaald door het relevante ministerie van Buitenlandse Zaken.
  • Op Amerikaanse universiteiten zal het formulier u ook vragen of u federale financiële steun ontvangt. Als u een student in de VS bent en federale financiële steun ontvangt, bent u over het algemeen verplicht om naar de universiteit te gaan om financiële steun te ontvangen. Een verlof kan van invloed zijn op uw geschiktheid voor federale hulp, dus het is belangrijk om contact op te nemen met uw financiële hulpkantoor en met een financiële hulpadviseur te praten voor advies over hoe u het beste verder kunt gaan met uw verlofaanvraag.
Schrijf een verlofbrief Stap 10
Schrijf een verlofbrief Stap 10

Stap 3. Schrijf een verlofbrief als ondersteunende documentatie

Het verlofverzoek moet over het algemeen vergezeld gaan van bewijsstukken die uw universiteit nodig heeft om uw verzoek goed te keuren. Als u militair verlof aanvraagt, moet u uw militaire bevelen bijvoegen. Als u om medische redenen verlof aanvraagt, moet u een brief van uw arts of zorgverlener meesturen. Als u echter om persoonlijke redenen verlof aanvraagt, moet u een verlofbrief schrijven waarin de omstandigheden en redenen van uw verzoek worden toegelicht.

Schrijf een verlofbrief Stap 11
Schrijf een verlofbrief Stap 11

Stap 4. Wees transparant over uw redenen

Als uw afwezigheidsverzoek om persoonlijke redenen is, is het belangrijk om zo transparant mogelijk te zijn met uw afdeling, zodat uw afdeling kan bepalen of uw specifieke situatie in aanmerking komt voor verlof.

Schrijf een verlofbrief Stap 12
Schrijf een verlofbrief Stap 12

Stap 5. Vermeld in de brief al het werk dat u van plan bent te doen tijdens uw afwezigheid

U kunt bijvoorbeeld een onderzoeksstudent zijn die verlof aanvraagt om uw onderzoeksproject buiten uw campus op een afgelegen locatie af te ronden. Gevorderde PhD-studenten hebben normaal gesproken recht op dergelijke bladeren. Ze moeten hun plannen echter met hun facultaire adviseurs bespreken voordat het verlof wordt verleend, zodat de adviseur aan de afdeling kan certificeren dat u (de student) waarschijnlijk uw onderzoeksdoelen zult bereiken. Vermeld in uw verlofbrief al het werk dat u tijdens uw afwezigheid wilt doen.

Deel 3 van 3: Uw brief opmaken

Schrijf een verlofbrief Stap 13
Schrijf een verlofbrief Stap 13

Stap 1. Vermeld het adres van de afzender

Het lijkt misschien overbodig om uw eigen adres te vermelden als u in hetzelfde gebouw werkt als uw werkgever, maar als u dit doet, wordt de brief op het juiste adres teruggestuurd als het postkantoor deze niet aflevert, en uw afdeling Personeelszaken vindt het is gemakkelijker om uw brief in te dienen als uw adres erop staat.

Schrijf een verlofbrief Stap 14
Schrijf een verlofbrief Stap 14

Stap 2. Gebruik de datum waarop de brief is ingevuld

Vaak dateren schrijvers de brief wanneer ze eraan beginnen, maar als u in de loop van meerdere dagen aan de brief werkt, vergeet dan niet om de datum te wijzigen in de dag waarop de brief is voltooid en ondertekend.

Schrijf een verlofbrief Stap 15
Schrijf een verlofbrief Stap 15

Stap 3. Voeg een binnenadres toe, ook wel een ontvangeradres genoemd

Vermeld de naam van de specifieke geadresseerde, inclusief hun persoonlijke titel (bijv. Dr. Rogers, Prof. Smith).

Schrijf een verlofbrief Stap 16
Schrijf een verlofbrief Stap 16

Stap 4. Gebruik de naam die wordt gebruikt in het binnenadres voor de aanhef

Zelfs als je je baas goed kent, spreek haar dan formeel aan, met haar professionele of persoonlijke titel gevolgd door haar achternaam.

Schrijf een verlofbrief Stap 17
Schrijf een verlofbrief Stap 17

Stap 5. Bepaal welke opmaakstijl u wilt gebruiken voor uw hoofdparagrafen

Een populaire formele stijl is de blokstijl, die de volgende conventies volgt:

  • Alinea's moeten een enkele regelafstand hebben.
  • Lijnen moeten links uitgelijnd zijn.
  • In plaats van inspringen om een alinea te beginnen, moeten alle regels in de linkermarge beginnen.
  • Laat een lege regel over om alinea-einden aan te geven.
Schrijf een verlofbrief Stap 18
Schrijf een verlofbrief Stap 18

Stap 6. Beëindig uw brief met een beleefde afsluiting, zoals "Met vriendelijke groet", "Uw trouwe" of "Met vriendelijke groet

  • Laat een lege regel tussen de vorige hoofdtekstparagraaf en de "Met vriendelijke groet."
  • Laat vier lege regels tussen de "Met vriendelijke groet" en uw getypte naam.
Schrijf een verlofbrief Stap 19
Schrijf een verlofbrief Stap 19

Stap 7. Onderteken de brief

Nadat u de brief hebt afgedrukt, ondertekent u uw naam met inkt in de ruimte die wordt geboden door de vier lege regels.

Aanbevolen: