4 manieren om een document te redigeren

Inhoudsopgave:

4 manieren om een document te redigeren
4 manieren om een document te redigeren

Video: 4 manieren om een document te redigeren

Video: 4 manieren om een document te redigeren
Video: 10 MANIEREN OM ONTSLAGEN TE WORDEN! 2024, Maart
Anonim

Het uitsluiten van privé-informatie uit gevoelige documenten is iets waar individuen in verschillende vakgebieden en functies zich zorgen over moeten maken. Van de eigenaar van een bedrijf die persoonlijke of zakelijke financiële informatie moet redigeren tot overheidsinstanties die beleidsgegevens beschermen, het is van cruciaal belang om gevoelige informatie op de juiste manier te redigeren. Voor degenen die een document op de juiste manier moeten redigeren, kunnen enkele basisstappen op basis van deskundig advies van pas komen.

Stappen

Methode 1 van 4: Een tekstbestand redigeren

Een document redigeren Stap 1
Een document redigeren Stap 1

Stap 1. Vervang alle geredigeerde tekst door [REDACTED]

Begin met het vervangen van alle tekst die u wilt redigeren door het woord [REDACTED]. U kunt zoeken en vervangen om alle tekst te vinden die moet worden geredigeerd. Dit zorgt ervoor dat u alle benodigde tekst in het document redigeert, zodat deze verborgen is.

  • In plaats van bijvoorbeeld de persoonlijke informatie van een klant te noteren: "Amy Hempel, 1031 SW Park Ave", kunt u deze vervangen door "[INFORMATIE REDACTED]" of gewoon "[REDACTED]".
  • U kunt ook zwarte vierkanten of rechthoeken plaatsen over informatie die u wilt redigeren. De zwarte vierkanten kunnen worden gemaakt door lange vierkanten over de verwijderde tekstgebieden te tekenen en deze effen zwart te kleuren. Zorg ervoor dat u de tekst onder de zwarte vierkanten verwijdert om ervoor te zorgen dat de zwarte vierkanten niet op de een of andere manier kunnen worden verwijderd om de informatie te onthullen.
  • Zorg ervoor dat u dit doet voor alle instanties en alle variaties van de informatie. Mogelijk moet u dit handmatig doen als u de naam van iemand op verschillende manieren in het document gebruikt. U kunt bijvoorbeeld "Amy Hempel" vermelden als "A. Hempel”, “Amy Hempel” en “Ms. Hempel". U moet alle instanties van haar naam redigeren. U kunt zoeken en vervangen voor elke variatie van haar naam of handmatig door het document gaan en ze allemaal vervangen door [REDACTED].
  • Sla deze versie van het document op als de "Temp-geredacteerde" versie. Dit zorgt ervoor dat u twee exemplaren van het document hebt, één met de originele informatie en één met de bewerkte informatie.
Een document redigeren Stap 2
Een document redigeren Stap 2

Stap 2. Kopieer en plak de tekst in Windows Kladblok

Windows Kladblok is een eenvoudige teksteditor die geen van de verborgen code in een tekstbestand opslaat. Deze indeling slaat alleen basistekstinformatie op, dus geen andere tekst die in het document kan worden gevonden. Dit is essentieel, omdat je niet wilt dat iemand de originele code van het tekstbestand kan herleiden, waardoor de geredigeerde informatie zichtbaar wordt.

  • Selecteer alle tekst in het tekstbestand. (CTRL-A of Bewerken > Alles selecteren)
  • Kopieer de tekst in een tekstbestand. (CTRL-C of Bewerken > Kopiëren)
  • Plak de tekst in Kladblok. (CTRL-V of Bewerken > Plakken)
  • Sla het bestand op in Kladblok als de "Tekst-geredigeerde" versie. Het wordt opgeslagen als een tekstbestand (.txt).
  • Als u geen Windows Kladblok hebt, kunt u WordPerfect, WordStar en Text Editor gebruiken.
Een document redigeren Stap 3
Een document redigeren Stap 3

Stap 3. Formatteer het document opnieuw

Zodra u de informatie uit het tekstbestand in Kladblok plakt, wordt de meeste opmaak in het document verwijderd. Het document heeft geen paginanummers, tabs, motiveringen, alineanummering, vetgedrukt, cursief en onderstreept. U kunt het opnieuw formatteren voordat u het opslaat als een geredigeerd bestand.

Om het document opnieuw op te maken, moet u het Kladblok-bestand sluiten en het "Tekst-geredigeerde" tekstdocument openen in uw tekstverwerkingsprogramma. Herformatteer de tekst in het tekstverwerkingsprogramma, maar verander niets aan de tekst

Een document redigeren Stap 4
Een document redigeren Stap 4

Stap 4. Sla het opgemaakte document op als PDF

Om de definitieve versie van het geredigeerde document te maken, slaat u het opgemaakte document op als de "Final-geredacted" versie. Dit zorgt ervoor dat u een geredigeerd document heeft dat geen gevoelige informatie bevat en/of informatie die kan worden onthuld of getoond.

  • Converteer het tekstbestand naar een PDF door het PDF-formaat te kiezen in de lijst met opties voor opslaan van bestanden. Selecteer PDF en sla het bestand op als de "Final-Redacted-PDF"-versie.
  • Verwijder de "Tekst-geredigeerde" en "Temp-geredacteerde" versies zodat er geen papieren spoor is naar de originele geredigeerde informatie. U kunt nu de versie "Final-Redacted-PDF" gebruiken als het geredigeerde bestand.

Methode 2 van 4: Een PDF-document redigeren

Een document redigeren Stap 5
Een document redigeren Stap 5

Stap 1. Gebruik Adobe Acrobat versie 8.0 of hoger

Alleen versie 8.0 en hoger van Acrobat kan op betrouwbare wijze informatie in een PDF-document redigeren. Hoewel u andere programma's kunt gebruiken om informatie uit een PDF-document te verwijderen, kunnen ze de verborgen informatie in het document niet effectief verwijderen en worden ze niet aanbevolen.

  • De optie voor het redactiegereedschap is alleen beschikbaar voor Adobe Acrobat Pro. Het is niet beschikbaar voor Adobe Acrobat Reader.
  • U kunt een plug-in proberen die is gemaakt voor andere versies van Adobe Acrobat, zoals Redux. Deze plug-ins of add-on-software kunnen worden gebruikt om informatie in een PDF-bestand te redigeren met behulp van andere versies van Adobe Acrobat.
  • Als u toegang hebt tot het document als tekstbestand, kunt u het redactieproces voor een tekstbestand doorlopen en vervolgens de uiteindelijke geredigeerde PDF gebruiken. Als u echter alleen toegang heeft tot het PDF-bestand en het PDF-bestand moet redigeren, moet u deze methode proberen.
Een document redigeren Stap 6
Een document redigeren Stap 6

Stap 2. Open de Redactie-werkbalk

Ga hiervoor naar Beeld > Werkbalken > Redactie. U kunt vervolgens de tool "Markeren voor redactie" op de werkbalk kiezen. Gebruik de tool om alle items te markeren die u wilt redigeren.

  • Dubbelklik op een woord of afbeelding om een regel of item in het document te redigeren. Houd CTRL ingedrukt terwijl u sleept om een regel, een tekstblok, een afbeelding of een gebied van het document te selecteren.
  • Klik op OK om de geselecteerde items te verwijderen. Houd er rekening mee dat de items niet permanent uit het document worden verwijderd totdat u het document opslaat.
Een document redigeren Stap 7
Een document redigeren Stap 7

Stap 3. Verwijder eventuele verborgen tekst

Nadat u de redacties hebt toegepast, verschijnt de functie "Document onderzoeken". U kunt deze functie gebruiken om naar verborgen tekst of metadata te zoeken en deze te verwijderen.

  • Verborgen tekst kan worden weergegeven als de originele tekst of een versie van de originele tekst. Metadata kan eruitzien als gecodeerde tekst, waarbij de originele tekst cijfers of symbolen bevat.
  • Herhaal dit proces totdat u alle benodigde inhoud uit het PDF-document hebt verwijderd. Zorg ervoor dat u ook verborgen tekst of metadata verwijdert.
Een document redigeren Stap 8
Een document redigeren Stap 8

Stap 4. Hernoem het document en sla het op

Nadat u alle gevoelige informatie en eventuele verborgen tekst hebt verwijderd, moet u het document hernoemen naar "Definitief geredigeerd" en opslaan. U zou nu een geredigeerde versie van de PDF en een niet-geredigeerde versie moeten hebben.

Nadat u het geredigeerde document hebt opgeslagen, moet u het niet-geredigeerde document verwijderen. U zou nu een geredigeerde PDF-versie van het document moeten hebben zonder verborgen tekst of metadata. Dit zorgt ervoor dat niemand toegang heeft tot het originele, niet-geredigeerde document

Methode 3 van 4: Een papieren document redigeren

Een document redigeren Stap 9
Een document redigeren Stap 9

Stap 1. Gebruik de papieren documentmethode om een gescand bestand te redigeren

Het is moeilijk om software te gebruiken om een gescand bestand, zoals een tiff, jpeg of gif, te redigeren. Het risico bestaat dat de verborgen tekst of metadata in het gescande document achterblijven. Misschien wilt u de papieren documentmethode voor gescande documenten proberen, waarbij u het document afdrukt en de informatie met de hand redigeert.

Een document redigeren Stap 10
Een document redigeren Stap 10

Stap 2. Print het papieren document uit

Begin met het afdrukken van het papieren document met de optie voor enkelzijdig afdrukken. Dit zorgt ervoor dat u aan de ene kant van het papier tekst en aan de andere kant een blanco pagina hebt. U loopt geen risico dat u belangrijke informatie aan de ene kant verwijdert of dat u aan de ene kant verwaarloost gevoelige informatie te verwijderen.

Houd er rekening mee dat deze methode tijdrovend kan zijn als u veel pagina's van een papieren document hebt die u moet redigeren. Dit wordt echter beschouwd als de meest effectieve manier om informatie uit een document te redigeren, of het nu een tekstbestand, een pdf of een gescand document is

Een document redigeren Stap 11
Een document redigeren Stap 11

Stap 3. Knip de tekst uit die moet worden geredigeerd

Gebruik een schaar om alle tekst uit te knippen die u moet redigeren. Zorg ervoor dat u elke vermelding van de gevoelige informatie in het papieren document vindt en uitknipt.

Vervolgens moet u de knipsels versnipperen om ervoor te zorgen dat de uitgesneden informatie niet kan worden getraceerd of gevonden

Een document redigeren Stap 12
Een document redigeren Stap 12

Stap 4. Gebruik ondoorzichtige tape of papier om over de geredigeerde secties te komen

Dekkende tape is 100% ondoordringbaar voor licht en is niet transparant of doorschijnend. Dit is de beste optie om de geredigeerde secties in te vullen, zodat ze niet kunnen worden getraceerd of blootgelegd.

U kunt ook ondoorzichtig papier gebruiken dat geen lichtreflectie toestaat, geen gewoon papier, omdat een scanner afbeeldingen door het papier kan oppikken. Gebruik tape of lijm om het papier over de geredigeerde secties te bevestigen

Een document redigeren Stap 13
Een document redigeren Stap 13

Stap 5. Scan het document en sla het op als PDF

Om een gepolijste versie van het papieren document te maken, kunt u het document scannen en opslaan als de "definitief geredigeerde" PDF van het document. U heeft nu een volledig geredigeerde versie van het papieren document.

Methode 4 van 4: De redactie verifiëren

Een document redigeren Stap 14
Een document redigeren Stap 14

Stap 1. Zorg ervoor dat alle gevoelige informatie in het document is verwijderd

U dient het geredigeerde document door te lezen om er zeker van te zijn dat er geen gevoelige informatie in het document staat. Gevoelige informatie kan zijn:

  • Burgerservicenummers. Als u iemands burgerservicenummer moet vermelden, gebruik dan alleen de laatste vier cijfers.
  • Eventuele financiële rekeningnummers. Als u financiële rekeningnummers moet opnemen, gebruik dan alleen de laatste vier cijfers.
  • De namen van minderjarigen. Als u de betrokken minderjarige moet noteren, gebruikt u alleen de initialen van de minderjarige.
  • Geboortedata. Als de geboortedatum van de persoon moet worden vermeld, vermeld dan alleen het jaartal.
  • Thuis adressen. Als het adres van de persoon moet worden genoteerd, zoals in een strafzaak, gebruik dan alleen de stad en de staat.
Een document redigeren Stap 15
Een document redigeren Stap 15

Stap 2. Laat iemand de redactie controleren voordat het geredigeerde document wordt voltooid

Om er zeker van te zijn dat je alle informatie hebt gevonden die moet worden geredigeerd, kun je een vertrouwd persoon vragen om te verifiëren dat je geen informatie hebt gemist. Soms kan een andere blik op het document ook helpen om informatie op te vangen die u mogelijk hebt gemist. Laat de recensent weten welke methode je hebt gebruikt om de informatie te redigeren, zodat ze deze goed kunnen testen.

Als u te maken heeft met zeer gevoelige informatie die juridische implicaties kan hebben, kunt u overwegen een redactiedeskundige in te schakelen. Deze personen zijn getraind om redacties uit te voeren en kunnen het document voor u verifiëren om er zeker van te zijn dat het geen fouten of vergissingen bevat

Een document redigeren Stap 16
Een document redigeren Stap 16

Stap 3. Test het geredigeerde document om er zeker van te zijn dat het niet kan worden ontdekt

Om te bevestigen dat de redactie correct is uitgevoerd, kunt u een eenvoudige test doen op de definitieve, geredigeerde PDF.

  • Selecteer tekst enkele regels boven uw geredigeerde gebied en eindig een tot twee regels eronder.
  • Plak de inhoud in een tekstverwerkingsdocument of in Kladblok. Controleer of de geredigeerde tekst niet aanwezig is in de inhoud. Als deze niet aanwezig is, is de redactie geslaagd.

Aanbevolen: