3 manieren om de telefoon te beantwoorden

Inhoudsopgave:

3 manieren om de telefoon te beantwoorden
3 manieren om de telefoon te beantwoorden

Video: 3 manieren om de telefoon te beantwoorden

Video: 3 manieren om de telefoon te beantwoorden
Video: Deze 6 WhatsApp tricks kende je waarschijnlijk nog niet! 2024, Maart
Anonim

De telefoon beantwoorden is een belangrijke levensvaardigheid. Professionele situaties, zoals een zakelijk telefoontje of een telefoontje van een potentiële werkgever, kunnen vragen om een meer formele begroeting. Als je een telefoontje van een vriend, een verliefdheid of een familielid aanneemt, wil je meer nonchalant en natuurlijker antwoorden. Als u een oproep beantwoordt van een onbekend of privénummer, moet u zich aan de kant van formaliteit en voorzichtigheid houden.

Stappen

Methode 1 van 3: Een telefoon beantwoorden op het werk

Beantwoord de telefoon Stap 1
Beantwoord de telefoon Stap 1

Stap 1. Houd het professioneel

Als je op kantoor de telefoon opneemt, weet je niet altijd wie er aan de andere kant van het gesprek zit. Door de telefoon professioneel te beantwoorden, begint elk gesprek dat u op het punt staat op de goede weg te beginnen.

  • Antwoord bij twijfel met een simpel "Hallo, dit is Carl."
  • Zelfs als je nummerherkenning hebt, kan het je baas zijn die belt vanaf de telefoon van een collega! De telefoon beantwoorden met "Ja, wat?" kan mensen een negatieve of overdreven informele indruk van u geven.
Beantwoord de telefoon Stap 2
Beantwoord de telefoon Stap 2

Stap 2. Focus op het gesprek

Wees absoluut aanwezig. Stop met wat je aan het doen bent en neem even de tijd om je voor te bereiden.

  • Draag het gezicht dat u wilt projecteren voordat u de telefoon opneemt. Het maakt een verschil: of je nu lacht, fronst of je tot tranen verveelt, je beller hoort dat in je toon.
  • Vermijd tijdens het bellen rond te klikken op internet of uzelf af te leiden. Als u niet in gesprek bent, kan de beller het zien.
Beantwoord de telefoon Stap 3
Beantwoord de telefoon Stap 3

Stap 3. Identificeer jezelf altijd

In zakelijke situaties is het gepast om de telefoon te beantwoorden met uw naam en bedrijf: "Goedemorgen, bedankt dat u XYZ belt. Dit is Carl. Hoe kan ik u helpen?"

  • Als het een intern gesprek is, en u weet het, kunt u antwoorden met uw afdeling en naam: "Hallo, dit is WebDev, Carl spreekt. Hoe kan ik u vandaag helpen?" Zo weet uw beller dat hij de juiste persoon heeft bereikt en dat u klaar staat om hem te helpen. Door een vriendelijke, persoonlijke toon aan te houden, wordt het gesprek voor iedereen veel aangenamer.
  • In veel kantoorsituaties zijn er richtlijnen voor het beantwoorden van de telefoon die alle medewerkers moeten volgen. Projecteer altijd oprechtheid, hoe gek de ingeblikte regels ook lijken - de klant zal het verschil kunnen zien als je enthousiast bent, in plaats van alleen de cue-kaart te lezen: "Welkom bij Good Burger, Home of the Good Burger!" klinkt helemaal belachelijk als je het niet met overtuiging zegt.
Beantwoord de telefoon Stap 4
Beantwoord de telefoon Stap 4

Stap 4. Antwoord met een passend niveau van decorum

Wees geduldig, respectvol en opgewekt. Doe je best om behulpzaam te zijn. Probeer niet te informeel te praten totdat u weet wie de beller is.

  • Als de spreker zichzelf niet voorstelt, zegt u: "Mag ik vragen wie er belt?" Het is belangrijk om te weten wie er belt voor het geval u hen opnieuw moet contacteren of doorverbinden naar een andere lijn. Dit gebaar laat de beller ook weten dat hij of zij persoonlijk wordt behandeld, en bij uitbreiding dat hij of zij ertoe doet. Het is belangrijk om positieve werkrelaties op te bouwen met mensen die meer dan eens contact met u opnemen.
  • Probeer niet onbeleefd te zijn, ook al ben je gefrustreerd. Onthoud dat in een werkomgeving, uw woorden en daden een rechtstreekse weerspiegeling zijn van uw bedrijf. Als u slecht over uw bedrijf nadenkt, kunt u zaken wegjagen - en uw leidinggevenden zijn misschien niet vriendelijk tegen de trend.
Beantwoord de telefoon Stap 5
Beantwoord de telefoon Stap 5

Stap 5. Wees voorbereid om een bericht aan te nemen

Als iemand belt om met uw leidinggevende of collega te spreken, maar u bent de enige persoon die beschikbaar is om de oproep aan te nemen, vraag dan beleefd wie er belt en vraag hen om hun doel te vermelden. Luister aandachtig en noteer zoveel mogelijk relevante informatie:

  • Als de persoon die ze proberen te bereiken niet beschikbaar is om te spreken, zeg dan tegen de beller: "Het spijt me, maar meneer O'Halloran is momenteel niet beschikbaar. Mag ik een bericht aannemen?"
  • Zorg ervoor dat u de naam, het telefoonnummer en de reden van bellen van de persoon noteert. Schat hoe dringend de oproep lijkt - lijkt het alsof de beller binnen de komende twee uur iets moet regelen, of alleen binnen de volgende week? Als het een belangrijk zakelijk telefoontje is, wilt u het probleem zo snel en efficiënt mogelijk oplossen. Zorg er dus voor dat u het bericht zo snel mogelijk doorgeeft.
Beantwoord de telefoon Stap 6
Beantwoord de telefoon Stap 6

Stap 6. Wees op uw hoede voor oproepen om informatie te verzamelen

Als u een beller niet herkent, en hij of zij vraagt om details over u of anderen, pas dan op dat u niet te veel prijsgeeft over de innerlijke functie van uw bedrijf.

  • Zelfs als de beller een naam geeft en zijn of haar bedrijf identificeert, moet u op uw hoede zijn, tenzij het een vertrouwd contact is. Als u het niet zeker weet, zet u de beller even in de wacht en vraagt u een collega om advies: "Hebben we eerder zaken gedaan met iemand die Dave Neal heet? Hij stelt veel vragen over onze processen en capaciteit, en ik wil er zeker van zijn dat ik hem kan vertrouwen."
  • Zeg in een zakelijke situatie: "Het spijt me, meneer/mevrouw. Het bedrijfsbeleid is dat ik die informatie niet mag verstrekken. Mag ik meer details over waarom dit vereist is?" en maak van daaruit uw beoordeling.

Methode 2 van 3: Uw persoonlijke telefoon beantwoorden

Beantwoord de telefoon Stap 7
Beantwoord de telefoon Stap 7

Stap 1. Stem uw begroeting af op degene die u belt

Als u weet wie er belt, op basis van nummerherkenning en ervaring, kunt u die persoon gerust begroeten zoals u dat persoonlijk zou doen. Als u niet weet wie er belt, antwoord dan formeler en wacht tot de beller het doel aangeeft.

  • Voor een standaard, internationaal geaccepteerde begroeting: zeg "Hallo?" Antwoord met een lichte opwaartse verbuiging aan het einde van uw begroeting, alsof u een vraag stelt. "Hallo?" Dit zal de beller ertoe aanzetten te reageren en in de meeste gevallen zullen ze uitleggen waarom ze bellen.
  • Als een vriend belt, begroet hem dan terloops: "Hé, Tom! Hoe gaat het?"
  • Als een supervisor, een kennis of een potentiële werkgever belt, begroet ze dan formeler, maar met een sfeer van vertrouwdheid: "Goedenavond, meneer Lynch. Hoe gaat het met u?"
  • Als u niet weet wie er belt, keert u terug naar een eenvoudig "Hallo?"
Beantwoord de telefoon Stap 8
Beantwoord de telefoon Stap 8

Stap 2. Nadat u "Hallo?

" , wacht tot de beller reageert.

Als u "Hallo?" zegt, vraagt u de beller om zich voor te stellen. Bekijk het volgende voorbeeld, met uw woorden in stoutmoedig en de woorden van de beller in cursief:

  • "Hallo?"
  • 'Hé, Carl, het is Tom.'
  • "Oh, hey Tom! Wat is er?"
  • 'Ik bel alleen om te zien of je er straks bent. Ik zat eraan te denken om naar de nieuwe Star Wars-film te gaan.'
  • "Heck yeah, ik ben naar beneden om de nieuwe Star Wars-film te zien!"
Beantwoord de telefoon Stap 9
Beantwoord de telefoon Stap 9

Stap 3. Personaliseer uw begroeting

Naarmate u meer ervaring krijgt met het beantwoorden van de telefoon, kunt u begroetingspatronen en specifieke zinnen gaan ontwikkelen die u steeds weer gebruikt.

  • Overweeg jezelf te identificeren met je begroeting: "Hallo, dit is Carl." of 'Carl aan het woord.'
  • Overweeg om te experimenteren met informele varianten van "Hallo?": "Hé!" of "Hoi!" of "Hé, wat is er?" of "Hé, hoe gaat het?" Deze informele begroetingen zijn het meest geschikt voor vrienden en niet-professionele kennissen.
Beantwoord de telefoon Stap 10
Beantwoord de telefoon Stap 10

Stap 4. Stel een voicemailbericht in voor de keren dat u de telefoon niet kunt beantwoorden

Iedereen, van vrienden tot ouders tot werkgevers, kan uw voicemailbericht horen, dus zorg ervoor dat het beleefd en direct is. Vermijd voicemail-opnamen voor grappen of grappen, tenzij u absoluut zeker weet dat alleen uw vrienden u zullen bellen.

  • Zeg: "Je hebt de voicemailbox van Carl bereikt. Het spijt me dat ik de telefoon nu niet kan bereiken. Laat een bericht achter en ik bel je zo snel mogelijk terug."
  • Overweeg een gezinsopname in te stellen als u een huistelefoon gebruikt. Zeg: "Hallo, dit is de familie Rogers. Sorry dat we nu niet aan de telefoon kunnen komen, maar spreek een bericht in en we bellen je zo snel mogelijk terug!" Voel je vrij om plezier te hebben met familie-opnamen - probeer je hele familie als een koor te laten spreken, of laat elk gezinslid een deel van de boodschap zeggen.
  • Overweeg om rechtstreeks om de details van de beller te vragen, in plaats van alleen maar om een bericht achter te laten: "Laat alstublieft uw naam, nummer en doel van bellen in, en ik bel u zo snel mogelijk terug." Deze meer specifieke aanpak is wellicht het meest geschikt voor een nummer waarop u verwacht veel professionele oproepen te ontvangen.

Methode 3 van 3: Een oproep van een onbekend nummer beantwoorden

Beantwoord de telefoon Stap 11
Beantwoord de telefoon Stap 11

Stap 1. Bedenk wie u misschien belt

Als u een telefoontje van iemand verwacht - een nieuwe kennis, een organisatie of een potentiële werkgever - beantwoordt u de telefoon met dit in gedachten. Ga na of de situatie een iets formelere of een iets minder formele begroeting vereist, maar vergis je in de formaliteit, voor het geval dat.

  • Antwoord beleefd en semi-formeel, in dit geval. Een simpele "Hallo?" zal ik doen. U hoeft zich niet onmiddellijk te identificeren - als de beller u persoonlijk kent of uw naam op een lijst heeft, zal hij of zij vragen: "Hallo, mag ik Carl spreken?"
  • Als de oproep wordt vermeld als 'onbekend' of 'geblokkeerd', hoeft u zich niet verplicht te voelen om de telefoon op te nemen. Beantwoord desgewenst, of wacht gewoon af of de beller een voicemail inspreekt. Je kunt altijd iemand terugbellen als het belangrijk is.
Beantwoord de telefoon Stap 12
Beantwoord de telefoon Stap 12

Stap 2. Wees op uw hoede voor prank calls

Als u de telefoon opneemt en de oproep snel belachelijk of beledigend wordt, bent u mogelijk voor de grap gebeld. Sommige grappenmakers zijn vulgair en voor de hand liggend, maar andere grappenmakers zullen proberen je te laten denken dat het een legitiem belangrijk telefoontje is. Ga met grappenmakers om zoals je met pesters zou omgaan: als je aan de lijn blijft en hun grap uithaalt, zal het hen alleen maar aanmoedigen. Wel kan het handig zijn om aan de lijn te blijven en mee te spelen als het je inzicht geeft in wie er belt. Sommige Amerikaanse telefoonmaatschappijen bieden een dienst voor het volgen van oproepen: als u *69 kiest nadat u de telefoon hebt opgehangen, geeft een geautomatiseerde berichtendienst u alle openbare informatie over het laatste nummer dat u heeft gebeld.

Beantwoord de telefoon Stap 13
Beantwoord de telefoon Stap 13

Stap 3. Wees op uw hoede voor telemarketeers

Als u een oproep van een onbekend nummer beantwoordt en de persoon aan de andere kant van de lijn begint u vragen over uzelf te stellen, probeert hij mogelijk uw geld te krijgen.

  • Telemarketeers bellen elke dag tientallen mensen, en veel van deze mensen zijn niet geïnteresseerd in wat ze verkopen. Voel je niet slecht als je zegt: "Bedankt voor het bellen, maar ik heb geen interesse. Fijne dag!" en ophangen. Verspil uw tijd of die van hen niet.
  • Als u geen oproepen meer wilt ontvangen van dit specifieke bedrijf, vraag dan de telemarketeer om uw nummer op hun "Bel-me-niet"-lijst te plaatsen. Veel bedrijven zullen aan uw verzoek voldoen en u niet meer lastig vallen.
  • Als je geïnteresseerd bent in wat een telemarketeer verkoopt, blijf dan gerust aan de lijn en luister naar de pitch. Houd er rekening mee dat hoe langer je aan de lijn blijft, hoe meer ze je zullen proberen te verkopen!
  • Als ze naar jou of een ander lid van je huishouden vragen, vraag ze dan naar hun naam en organisatie voordat je ze iets vertelt - het laatste wat je wilt doen is telemarketeers te veel informatie geven! Als ze terughoudend zijn of niet willen zeggen wie ze zijn, onthoud dan dat je niet verplicht bent om met ze te blijven praten.

Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube

Tips

  • "Hallo?" is uw go-to. Het is bijna altijd gepast om te antwoorden met "Hallo?", of de beller nu je vriend, je geliefde, je moeder, je leidinggevende, de plaatselijke politiechef of een volslagen vreemde is.
  • Nummerherkenning is handig. Als u kunt zien wie er belt voordat u opneemt, bent u veel beter voorbereid op het gesprek.
  • "Wat?" of "Ja?" is meestal geen boeiende manier om de telefoon te beantwoorden, zelfs als je de ander niet mag of als je in een slecht humeur bent. Zet je beste zelf naar voren als je de telefoon opneemt.

Aanbevolen: