Ontvangstbewijzen organiseren: 9 stappen (met afbeeldingen)

Inhoudsopgave:

Ontvangstbewijzen organiseren: 9 stappen (met afbeeldingen)
Ontvangstbewijzen organiseren: 9 stappen (met afbeeldingen)

Video: Ontvangstbewijzen organiseren: 9 stappen (met afbeeldingen)

Video: Ontvangstbewijzen organiseren: 9 stappen (met afbeeldingen)
Video: 5 zinnen waarmee je een narcist of toxische persoon ontwapent! 2024, Maart
Anonim

Het organiseren van bonnen kan een ontmoedigende taak lijken, vooral als je overal in huis papieren bonnen hebt liggen. Hoewel er geen goede of verkeerde manier is om uw bonnen te sorteren, kunt u proberen te experimenteren met verschillende organisatiemethoden om te zien welke het beste bij uw huishouden of kantoor past. Als je papieren bonnen wilt bewaren, verzamel en sorteer ze dan in één ruimte. Als u uw strookjes liever gemakkelijker kunt sorteren en openen, gebruikt u in plaats daarvan een computer of smartphone om ze te ordenen.

Stappen

Methode 1 van 2: Papieren bonnen verzamelen

Ontvangstbewijzen organiseren Stap 1
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 1

Stap 1. Neem regelmatig je bonnetjes door, zodat ze zich niet opstapelen

Sorteer wekelijks of maandelijks uw bonnen en gooi alle bonnen weg die u niet nodig heeft. Als algemene vuistregel geldt dat u medische rekeningen, creditcardafschriften, bankafschriften en andere generieke rekeningen ongeveer 1 jaar moet bewaren.

Deze regel is niet van toepassing op belangrijke bestanden zoals belastingaangiften, rekeningafschriften en leningaangiften. Houd deze bij de hand

Ontvangstbewijzen organiseren Stap 2
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 2

Stap 2. Bewaar je bonnetjes in een ordner of archiefkast

Als je niet veel bonnen hebt, bewaar ze dan in een map. Vul de map met velbeschermers en schuif de bonnen vervolgens in de beschermers. Als je veel bonnetjes hebt, is een archiefkast een betere opbergoplossing,

  • Om een extra organisatielaag toe te voegen, gebruikt u gelabelde tabbladverdelers om uw bonnen beter te sorteren en te ordenen.
  • Als uw huishouden klein is, een 1 op 1 12 in (2,5 tot 3,8 cm) bindmiddel zal goed werken. Als u echter voor een bedrijf werkt, is een binder van 7,6 cm misschien beter.
  • Door gelabelde verdelers te gebruiken, kunt u uw bonnen ordenen op categorie, datum of naam.
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 3
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 3

Stap 3. Sorteer uw bonnen chronologisch om uw uitgaven bij te houden

Gebruik een etiketteringssysteem waarmee u uw bonnen op datum kunt bekijken. Label uw tabbladverdelers of -mappen met verschillende tijdsintervallen, zodat u gemakkelijker toegang hebt tot bepaalde bonnen. Probeer uw bestanden op jaar te sorteren als u niet veel bonnen heeft of als u een lid bent van een klein huishouden. Als u een groot bedrijf of een grote organisatie beheert, moet u mogelijk uw bonnen per maand of per week rangschikken.

Als u bijvoorbeeld een map gebruikt om uw bonnen te ordenen, kunt u uw tabbladverdelers op jaar indelen. Als u een archiefkast gebruikt, kunt u afzonderlijke mappen gebruiken om elke maand van het jaar weer te geven

Ontvangstbewijzen organiseren Stap 4
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 4

Stap 4. Rangschik uw bonnen per categorie om te zien hoeveel u aan wat uitgeeft

Voordat u uw oude bonnen in bladbeschermers of mappen plaatst, moet u uw briefjes in verschillende stapels sorteren, zodat u een idee krijgt van hoeveel u aan bepaalde items uitgeeft. Nadat u uw bestanden hebt gesorteerd, rangschikt u de bonnen en verdeelt u ze naar de juiste locaties.

  • Als u bijvoorbeeld huishoudelijke uitgaven bijhoudt, kunt u uw bonnen sorteren in categorieën zoals boodschappen, gasgeld, kleding en andere benodigdheden.
  • Als u een groter bedrijf beheert, kunt u uw bonnen sorteren op bank-, kredietrekeningen en verzekeringsbetalingen.
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 5
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 5

Stap 5. Organiseer uw bonnen op naam als u dingen in alfabetische volgorde wilt

Kies verschillende categorieën of groepen die u wilt gebruiken voor uw archiveringssysteem. Als u uit een groot huishouden komt of voor een bedrijf werkt, is het misschien gemakkelijker om bonnen te sorteren op de namen van uw gezinsleden of collega's.

Sorteer bonnen in alfabetische volgorde in een grotere map. Als u bijvoorbeeld een categorie had met de naam 'Voedselkosten', zou u uw bonnen als volgt kunnen sorteren: Applebees, Bob's Bakery, Burger King, enz

Methode 2 van 2: Uw bonnen digitaal uploaden

Ontvangstbewijzen organiseren Stap 6
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 6

Stap 1. Scan uw oude bonnen zodat u de bonnen kunt recyclen

Investeer in een kleine scanner waar u uw oude bonnetjes doorheen kunt halen. Creëer een operatiecentrum in de buurt van uw computer of laptop en besteed vervolgens elke week of maand een deel van de tijd aan het scannen en uploaden van uw bonnen naar een digitale interface. Gooi geen papieren bonnen weg voordat u ze met succes naar uw computer of laptop hebt gescand.

  • Als je geen scanner bij de hand hebt, download dan een scan-app naar je telefoon. Gebruik deze app om een afbeelding van de bon te scannen zodra je deze hebt ontvangen. Enkele geweldige apps op de markt zijn Scannable, Scanner Pro, CamScanner en Genius.
  • Probeer al uw scans naar een PDF-bestandsindeling te converteren voor eenvoudiger toegang en ophalen.
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 7
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 7

Stap 2. Sorteer uw scans in digitale mappen en submappen

Maak digitale mappen met duidelijke, efficiënte koppen. Als je een chronologisch archiveringssysteem hebt, maak dan mappen aan die zijn gelabeld op maand of jaar. Als je een alfabetisch archiefsysteem hebt, overweeg dan om mappen te maken op basis van een brief. Maak binnen deze grote mappen specifiekere submappen die u kunnen helpen uw bonnen in meer detail te ordenen en te categoriseren.

  • Als u bijvoorbeeld een categorisch archiveringssysteem gebruikt, labelt u een van uw mappen als 'Boodschappen'. Maak in deze map submappen die verband houden met verschillende winkels.
  • Als u een chronologisch archiveringssysteem gebruikt, kunt u een map hebben met het label '2020' en vervolgens submappen met het label januari, februari, enzovoort.
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 8
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 8

Stap 3. Label uw bestanden op datum zodat u ze snel kunt openen

Bedenk een efficiënte steno waarmee u de bon later gemakkelijk kunt terugvinden en raadplegen. Als u de voorkeur geeft aan een chronologisch archiveringssysteem, vermeld dan het jaar, gevolgd door de specifieke datum. Als u van categorische archivering houdt, kunt u de bon labelen met de winkelnaam en de datum van aankoop. Experimenteer met verschillende labelnamen totdat u een systeem vindt dat het beste bij u en uw huishouden past.

  • U kunt bijvoorbeeld afzonderlijke bestanden labelen als: "Jan_04_2019" of u kunt iets als "Supermarkt_Jan_04" proberen.
  • Als u de voorkeur geeft aan een categorisch of alfabetisch archiveringssysteem, kunt u uw mappen labelen als "Albertson Grocery Run 1/14" of iets dergelijks.
  • Op sommige computers kunt u bestanden labelen en labelen op kleur. Als uw computer of laptop deze functie heeft, probeer deze dan te gebruiken om uw bonnen beter te sorteren. U kunt bijvoorbeeld uw boodschappenbonnen labelen met een groen label en uw gasbonnen met een blauw label.
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 9
Ontvangstbewijzen organiseren Stap 9

Stap 4. Maak een back-up op uw computer om uw scans te beschermen en te beveiligen

Pak een lege USB-stick en steek deze in je computer of laptop. Gebruik uw cursor om uw bonbestanden van de computer naar de opslagstick te kopiëren en te plakken. Probeer deze opslagstick om de paar maanden te updaten, zodat je een up-to-date back-up van je bonnen hebt.

Een externe harde schijf zou hier ook voor kunnen werken

Variatie:

Download een app voor het scannen van bonnen als u uw computer niet wilt gebruiken. Zoek naar mobiele apps die een scanfunctie hebben en waarmee u uw geüploade bonnen in de app kunt opslaan. Met dit type systeem kunt u uw bonnen onderweg scannen en sorteren. Enkele populaire apps voor het scannen van bonnen zijn Expensify, ABUKAI Expenses, Quickbook, Receipts by Wave en Certify Expense.

Aanbevolen: