Een bankafstemming voorbereiden: 8 stappen (met afbeeldingen)

Inhoudsopgave:

Een bankafstemming voorbereiden: 8 stappen (met afbeeldingen)
Een bankafstemming voorbereiden: 8 stappen (met afbeeldingen)

Video: Een bankafstemming voorbereiden: 8 stappen (met afbeeldingen)

Video: Een bankafstemming voorbereiden: 8 stappen (met afbeeldingen)
Video: Overzichtelijk en eenvoudig je administratie opzetten 2024, Maart
Anonim

Een bankafstemming is een cruciaal hulpmiddel voor het beheren van uw kassaldo. Afstemming is het proces waarbij de contante activiteit in uw boekhouding wordt vergeleken met de transacties op uw bankafschrift. Met dit proces kunt u alle inkomende en uitgaande geldstromen op uw bankrekening volgen. Het afstemmingsproces helpt u ook bij het identificeren van fraude en andere ongeautoriseerde contante transacties. Daarom is het van cruciaal belang dat u uw bankrekening binnen enkele dagen na ontvangst van uw bankafschrift afstemt.

Stappen

Deel 1 van 2: Het saldo van het bankafschrift aanpassen

Een bankafstemming voorbereiden Stap 1
Een bankafstemming voorbereiden Stap 1

Stap 1. Onderzoek het saldo van het bankafschrift

Krijg zo snel mogelijk toegang tot uw bankafschrift. Als u online toegang heeft tot uw rekening, moet uw bankafschrift kort na die laatste dag van de maand beschikbaar zijn. Noteer bij het ontvangen van het overzicht het saldo aan het einde van de maand. Uw doel is om eventuele verschillen tussen het banksaldo en uw geldrekeningen te verzoenen. Dat betekent controleren of elke transactie zowel in uw eigen administratie als op uw bankafschrift voorkomt.

  • In een bankafschrift verwijzen afschrijvingen naar opnames van de bankrekening en tegoeden verwijzen naar stortingen op de bankrekening. Deze definities wijken af van hoe het accountantsberoep deze termen gebruikt.
  • Als een item slechts op één plaats voorkomt (het bankafschrift of uw geldrekening), is het een "afstemmingsitem". Uw doel is om de reden te achterhalen waarom de twee records niet overeenkomen en deze te corrigeren totdat ze dat wel doen.
  • Een bankafstemming kan worden gezien als een formule. De formule is (Kassaldo volgens uw administratie) plus of min (afstemmingsposten) = (Bankafschriftsaldo). Wanneer u deze formule in balans heeft, is uw bankafstemming compleet.
  • Uw saldo op de geldrekening gedefinieerd als uw boeksaldo (of saldo per boek). Het saldo op de bankafschriften is het saldo per bank. Het verschil tussen deze twee saldi is te wijten aan het afstemmen van posten.
Een bankafstemming voorbereiden Stap 2
Een bankafstemming voorbereiden Stap 2

Stap 2. Verhoog het banksaldo voor eventuele deposito's die niet zijn geboekt (ook bekend als deposito's in transit)

Er kan een vertraging zijn tussen het moment dat u een storting doet bij de bank en het moment waarop de storting als een verhoging op uw bankrekening wordt geboekt. Als u geld stort bij een geldautomaat of in het bankfiliaal, kan de vertraging kort zijn. Als u een aanbetaling doet, kan de vertraging langer zijn.

  • U verhoogt uw geldrekening direct met het bedrag van de storting. De vertraging van de bank bij het boeken van de aanbetaling betekent dat u een afstemmingspost heeft.
  • Het saldo van het bankafschrift zou moeten worden gecrediteerd (of verhoogd) om het werkelijke bedrag aan contanten weer te geven.
  • Stel bijvoorbeeld dat uw banksaldo $ 5.000 was. U heeft op 31 juli $ 1.500 gestort. Uw bankafschrift van juli bevat niet de aanbetaling van $ 1.500. Als u het saldo wilt afstemmen, voegt u $ 1.500 toe aan het saldo van het bankafschrift, waardoor het banksaldo wordt verhoogd tot $ 6. 500. De $ 1. 500 is een afstemmingsitem.
Een bankafstemming voorbereiden Stap 3
Een bankafstemming voorbereiden Stap 3

Stap 3. Verlaag het banksaldo voor alle openstaande cheques

Een gewiste cheque verwijst naar een cheque die naar de administratie van de bank is geboekt. Elke cheque die niet door de bank is vereffend, wordt een openstaande cheque genoemd. Deze situatie doet zich voor wanneer cheques op de laatste dag of twee van de maand worden uitgeschreven. Openstaande cheques moeten van het banksaldo worden afgetrokken.

  • Stel dat het banksaldo $ 5.000 is. Om deposito's correct te verantwoorden, verhoogt u het banksaldo met $ 1.500 aan deposito's in transit. Met uw wisselgeld wordt het banksaldo aangepast naar ($ 5.000 + $1.500 = $ 6.500).
  • Stel dat er aan het einde van de maand 5 cheques van in totaal $ 3.000 uitstaan. Om uitstaande cheques te verantwoorden, verlaagt u het aangepaste banksaldo met $ 3.000. Uw nieuwe aangepaste banksaldo is ($ 6.500 - $ 3. 000 = $ 3. 500).
  • Zorg ervoor dat u ook het overzicht van de vorige maand controleert om er zeker van te zijn dat alle openstaande cheques van de vorige periode deze maand zijn vereffend. Als een cheque nog moet worden vereffend, neem dan contact op met de begunstigde (de persoon die de betaling zou moeten ontvangen) om erachter te komen waarom. Als de cheque na een maand nog openstaat, kan deze verloren gaan.
Een bankafstemming voorbereiden Stap 4
Een bankafstemming voorbereiden Stap 4

Stap 4. Controleer op eventuele fouten van de verwerkingsafdeling van de bank

Als u een zakelijke geldrekening afstemt, wordt uw boekhouding naar het grootboek geboekt. Een bedrijf moet het grootboek van de geldrekening vergelijken met de activiteit op het bankafschrift. Het kan zijn dat u een transactie tegenkomt die u niet volledig kunt verklaren. Neem bij onduidelijkheden over een zakelijke of persoonlijke banktransactie contact op met uw bank.

  • Een mogelijke fout komt van het "omzetten" of omkeren van de nummers op een aanbetaling of cheque. De bank kan bijvoorbeeld per ongeluk een aanbetaling van $ 570 opnemen in plaats van een aanbetaling van $ 750. Dit resulteert altijd in een fout die een veelvoud van negen is (in dit voorbeeld $ 180). Neem contact op met uw bank en vraag hen een correctie aan te brengen om de afstemmingspost te verwijderen.
  • Als het verschil geen bankfout is, kan dit duiden op frauduleuze activiteiten. Stel dat een secretaresse een tandartspraktijk beheert. Het chequeboekje ligt op de receptie als de secretaresse aan het lunchen is. Een bezoeker steelt een cheque uit het chequeboek en verzilvert deze.
  • Wanneer de cheque op de bankrekening wordt geboekt, is het een frauduleuze transactie. Stel ook dat de tandarts de verzilverde cheque op het bankafschrift ziet. De tandarts belt de bank en de bank schrijft geld terug op de rekening. Dat verwijdert het afstemmingsitem.

Deel 2 van 2: Het grootboeksaldo aanpassen

Een bankafstemming voorbereiden Stap 5
Een bankafstemming voorbereiden Stap 5

Stap 1. Controleer of alle cheques zijn geboekt

Wanneer uw bedrijf het bankafschrift ontvangt, moet u een rapport afdrukken met alle uitgeschreven cheques en stortingen die in de loop van de maand zijn gedaan. Een bedrijf heeft waarschijnlijk boekhoudsoftware die rapporten kan leveren.

  • Als u uw persoonlijke bankrekening aan het afstemmen bent, moet u uw chequeregister en uw stortingsbonnen controleren. Een bedrijf moet de kasrapporten afdrukken en ook het chequeregister en de stortingsbonnen bekijken.
  • Bekijk alle cheques die u hebt uitgeschreven in genummerde volgorde. Controleer of de cheque op uw bankafschrift is geboekt. Als de cheque uw bank heeft gewist, geeft u dat aan in uw administratie. U kunt de vereffende cheque documenteren met boekhoudsoftware of met behulp van een handmatig rapport.
  • Controleer ook de cheques die in de voorgaande maand zijn uitgeschreven. Controleer of die cheques op het bankafschrift van de huidige maand zijn geboekt. Als de cheque is gewist, geeft u dat aan in uw administratie. Neem contact op met de begunstigde als de cheque niet is vereffend. De cheque kan verloren gaan.
  • Wanneer u klaar bent met uw beoordeling, moet u een lijst maken van elke cheque die niet op de bankrekening is geboekt. Die lijst moet het chequenummer, het dollarbedrag en de begunstigde bevatten.
  • Het totale bedrag in dollars vertegenwoordigt uw uitstaande cheques voor de maand. Openstaande cheques zijn een afstemmingspost.
Een bankafstemming voorbereiden Stap 6
Een bankafstemming voorbereiden Stap 6

Stap 2. Bevestig dat alle stortingen zijn geplaatst

Een bedrijf moet een lijst afdrukken van alle stortingen die voor de maand zijn gedaan. Het bedrijf moet ook alle deposito's controleren. Als u uw persoonlijke rekening reconcilieert, zou u een lijst met stortingen in uw chequeboek moeten hebben, samen met uw stortingsbonnen.

  • Wanneer u uw bankafschrift ontvangt, bekijkt u de stortingen die voor de maand in de administratie van de bank zijn geboekt.
  • Bekijk al uw chequeboekstortingen op datum. Bevestig dat elke storting op het bankafschrift is geboekt.
  • U moet ook eventuele stortingen aan het einde van de voorgaande maand bekijken. Bevestig dat die stortingen voor de huidige maand op het bankafschrift zijn geboekt.
  • Wanneer u klaar bent met uw beoordeling, moet u een lijst maken van elke storting die niet op de bankrekening is gestort. Die lijst moet het aanbetalingsbedrag en de datum van de aanbetaling bevatten.
  • Het totale bedrag in dollars vertegenwoordigt uw stortingen in transit voor de maand. Deposito's in transit zijn een afstemmingspost.
Een bankafstemming voorbereiden Stap 7
Een bankafstemming voorbereiden Stap 7

Stap 3. Trek eventuele servicekosten en automatische incasso's af

U moet alle bankkosten van uw geldrekening aftrekken. Een type bankkosten zijn maandelijkse servicekosten. Er kunnen ook kosten in rekening worden gebracht als u rood staat op uw rekeningsaldo. De meeste van deze kosten worden op uw bankafschrift geboekt, maar kunnen aan het einde van de maand niet op uw geldrekening worden geboekt. U moet ook uw kasadministratie aanpassen voor rente op uw bankrekeningsaldo.

  • Als er bijvoorbeeld een servicetoeslag van $ 10 op het bankafschrift wordt geboekt, moet deze van de geldrekening worden afgetrokken. Totdat u het bedrag in uw kasboek boekt, is het een afstemmingspost.
  • Voeg eventueel verdiende rente toe aan uw rekeningsaldo. U weet meestal niet wat de rente is die uw account heeft verdiend totdat er een bankafschrift binnenkomt. Voeg eventuele rente toe die de bank heeft bijgeschreven op uw geldrekening. Totdat u de rente in uw administratie boekt, is het bedrag een afstemmingspost.
  • Trek eventuele automatische betalingen af. Veel accounts kunnen automatische maandelijkse betalingen hebben ingesteld voor bepaalde terugkerende facturen. Als u de betalingsdatum voor automatische betalingen niet in uw agenda heeft staan, ziet u de opname mogelijk pas als deze op het maandelijkse bankafschrift wordt weergegeven. Controleer uw bankafschrift. Boek eventuele ontbrekende automatische incasso's op uw geldrekening. Met deze stap wordt een afstemmingsitem verwijderd.
  • Trek eventuele NSF-controles af. Als het bankafschrift aangeeft dat een cheque met 'niet voldoende saldo' gedurende de maand is teruggestuurd, betekent dit dat het chequebedrag niet op uw rekening is gestort. U moet het bedrag van de cheque aftrekken van de administratie van uw geldrekening. Als de bank u kosten in rekening brengt voor het storten van een onterechte cheque, moet u dat bedrag ook aftrekken. Er worden ook kosten in rekening gebracht als u rood staat op uw rekening.
Schrijf een Jury Excuses Brief Stap 1
Schrijf een Jury Excuses Brief Stap 1

Stap 4. Controleer op eventuele fouten die je gedurende de maand hebt gemaakt

Als u de activiteit van uw geldrekening vergelijkt met die van de bank, kunt u fouten ontdekken die u hebt gemaakt. U kunt bijvoorbeeld het verkeerde bedrag in dollars voor een cheque of storting boeken in uw kasadministratie. Die fouten zullen een afstemmingsitem maken.

  • Als uw saldo een veelvoud van negen is (bijvoorbeeld $ 270 of $ 630), heeft u waarschijnlijk een omzettingsfout gemaakt. Dit betekent dat u per ongeluk de volgorde van twee cijfers in een storting hebt gewijzigd. U hebt bijvoorbeeld een cheque van $ 310 ingevuld, maar deze in uw administratie geregistreerd als $ 130.
  • Zodra u al uw afstemmingswerk hebt voltooid, moet uw (kassaldo) plus of min alles (afstemmingsitems) gelijk zijn aan (het saldo volgens het bankafschrift). Als die formule niet gelijk is, controleer dan je werk totdat je alle afstemmingsitems correct hebt verwerkt.

Aanbevolen: