3 manieren om meerdere projecten te beheren

Inhoudsopgave:

3 manieren om meerdere projecten te beheren
3 manieren om meerdere projecten te beheren

Video: 3 manieren om meerdere projecten te beheren

Video: 3 manieren om meerdere projecten te beheren
Video: How to Manage Multiple Projects [TIPS FOR PROJECT MANAGERS] 2024, Maart
Anonim

In de snelle zakenwereld van vandaag is het waarschijnlijk dat u op elk moment aan meer dan één ding kunt werken. Om continu te slagen, moet u weten hoe u meerdere projecten tegelijk kunt beheren. Dit begint met het toekennen van prioriteiten aan alles waar u aan werkt, het schrijven van gedetailleerde plannen en het bij elkaar houden van projectinformatie. Je kunt eerst oefenen met het werken aan gevreesde projecten, het wisselen tussen projecten als je vastloopt en het verminderen van zinloze taken. Wanneer je leiding geeft aan andere mensen, is het goed om te weten hoe zij communiceren en zorg ervoor dat je delegeert en mensen aan het werk laat.

Stappen

Methode 1 van 3: Efficiënt organiseren

Beheer meerdere projecten Stap 1
Beheer meerdere projecten Stap 1

Stap 1. Prioriteer uw projecten om de zaken in perspectief te houden

Niet alles waar je aan werkt heeft dezelfde beloning als je het afmaakt of consequenties als je het niet afmaakt. Terwijl je aan projecten werkt en constant meer aan je lijst toevoegt, gebruik dan een soort systeem om jezelf eraan te herinneren wat het belangrijkste is en wat je voor lange tijd kunt uitstellen.

  • Een manier om prioriteiten te stellen, is door te noteren wanneer dingen af moeten zijn en ervoor te zorgen dat u vooral werkt aan de dingen die het snelst af moeten zijn. U zult in de loop van de tijd nog steeds aan projecten op langere termijn moeten werken, in plaats van te wachten tot de deadline nadert.
  • U kunt ook prioriteiten stellen op basis van de grootte van het project of de moeilijkheidsgraad om het voor elkaar te krijgen. Het kan handig zijn om een hogere prioriteit te geven aan moeilijke projecten, zodat u ze niet op het laatste moment uitstelt en haast.
  • Ontwikkel een kleurcoderingssysteem dat u in één oogopslag een beeld geeft van relatieve prioriteitsniveaus. Hoe u bijvoorbeeld ook beslist om prioriteiten toe te kennen, maak rood het hoogste, paars het midden en blauw het niveau waarop u kunt wachten.

DESKUNDIGE TIP

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“In general, I find it useful to think ahead in the day in terms of how I’m going to spend my time, based on these priorities. I try to map out how much each project needs from me on a daily basis and plan accordingly.”

Beheer meerdere projecten Stap 2
Beheer meerdere projecten Stap 2

Stap 2. Schrijf voor elk project een gedetailleerd proces op

Elk project kent meerdere fasen, stappen of aspecten. Maak er een gewoonte van om projecten op te splitsen in specifieke brokken werk. Schrijf deze op en maak een plan voor hoe u elke stap van het proces zult doorlopen. Wijs een tijdslimiet toe voor elke taak en houd je daaraan, maar overschat hoe lang het zal duren, zodat je wat kussen hebt.

  • Dit is het soort gewoonte dat lijkt alsof het gewoon extra tijd gebruikt, maar als je een gedetailleerde gids hebt over wat er moet gebeuren voordat je begint, helpt het om te voorkomen dat je onderweg iets vergeet.
  • Wees niet bang om over de details te gaan, want hoe meer je dingen uitbreidt, hoe duidelijker het zal zijn wat je moet doen. Bovendien zult u het gevoel hebben dat u meer bereikt terwijl u aan elk klein onderdeel van het project werkt.

DESKUNDIGE TIP

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“For this, try to understand what the needs of each project are on a daily basis, a weekly basis, even an hour-by-hour basis. Knowing the demands of each project will help you make a better plan for how to spend your time. You should also be sure to give yourself time for any random, surprise needs of a project.”

Beheer meerdere projecten Stap 3
Beheer meerdere projecten Stap 3

Stap 3. Bewaar belangrijke informatie op een enkele, aangewezen plaats

Door essentiële informatie over uw verschillende projecten op één locatie op te slaan, zorgt u ervoor dat u deze nooit uit het oog verliest. Dit kan één notitieboekje of spreadsheet zijn, of één specifieke map voor alle projectdocumenten. Deze enkele plaats kan secties hebben voor basisinformatie over alle projecten en specifieke informatie over elk afzonderlijk project.

  • Als het geen zin heeft om informatie van afzonderlijke projecten op een centrale plaats op te slaan, zorg er dan voor dat u alle informatie voor elk afzonderlijk project op één plaats opslaat.
  • Als u met een team werkt dat allemaal toegang nodig heeft tot de set documenten, zorg er dan voor dat ze de benodigde wachtwoorden of kopieën van fysieke documenten hebben.
  • Als een project eenmaal is voltooid, kunt u overwegen de documenten weg te gooien (als dat zinvol is) of alle projectinformatie te verplaatsen. Misschien zou je nooit werk dat je hebt gedaan weggooien of verwijderen, maar je kunt het in ieder geval op een aparte plaats bewaren die speciaal is bedoeld voor voltooide items.

Methode 2 van 3: Productiviteit behouden

Beheer meerdere projecten Stap 4
Beheer meerdere projecten Stap 4

Stap 1. Kies iets waar je bang voor bent en ga er 's ochtends als eerste mee aan de slag

Het vermijden van dingen waar je bang voor bent, maakt het nooit gemakkelijker om ze te doen. Dwing jezelf om de moeilijke dingen vroeg op de dag aan te pakken terwijl je enigszins fris bent. Je zult zelden ophouden ergens tegen op te zien als je het langer uitstelt. Zodra de gevreesde taak is voltooid, voel je een last van je af glijden en het zal je de rest van de dag aansporen.

  • Gevreesde taken zijn misschien niet altijd dingen die de hoogste prioriteit hebben, maar het is een uitzondering op de prioriteitsregel.
  • Als je bang bent voor iets dat toevallig ook een tijdrovende taak is, weeg dit dan in gedachten. Misschien kunt u de ene dag 's ochtends een aanzienlijk deel van het proces aanpakken en de volgende dag' s ochtends afronden.

DESKUNDIGE TIP

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, adds:

“Consider a to-do list to motivate you here as well. A to-do list lets you have the joy of marking things off as you get them done, which can motivate you to get through those tough tasks.”

Beheer meerdere projecten Stap 5
Beheer meerdere projecten Stap 5

Stap 2. Breng koerscorrecties aan wanneer u een muur raakt

Je zult momenten hebben waarop je aan iets belangrijks werkt, maar je loopt gewoon tegen een muur aan en stopt met het maken van vooruitgang. Naar de muur staren en jezelf in elkaar slaan helpt niet, dus maak een soepele overgang naar ander werk. Het kan zijn dat u snel terug moet komen, maar een pauze nemen zal u helpen productief te blijven.

  • Overschakelen naar een andere taak is misschien niet altijd een optie, vooral als je een krappe tijd hebt. Houd rekening met uw situatie en handel ernaar. Misschien heb je geen tijd om volledig over te schakelen naar een ander project, maar je kunt vijf minuten uitrusten en je opnieuw concentreren.
  • Als je tijd hebt om over te schakelen naar een ander project, geef dat dan je volle aandacht. Het heeft geen zin om van project te veranderen als je geest vastzit aan de eerste.
Beheer meerdere projecten Stap 6
Beheer meerdere projecten Stap 6

Stap 3. Elimineer onnodige aspecten van het werk

Je hebt misschien gewoontes tijdens het werken aan projecten, maar je realiseert je dat die dingen niet direct bijdragen aan het werk dat voorhanden is. Maak geen extra werk voor jezelf. Evalueer uw processen en zoek naar dingen die u niet meer kunt doen. Dit zal tijd vrijmaken voor belangrijke zaken en zal uw inspanningen stroomlijnen.

  • Misschien maak je bijvoorbeeld altijd een thema-prikbord voor nieuwe projecten, wat eigenlijk alleen maar een tactiek is om de start uit te stellen. Of misschien verzin je grappige codenamen voor teamleden, maar gebruik je ze eigenlijk nooit tijdens het project.
  • Je wilt niet beginnen met het schrappen van dingen die de moeite waard zijn, maar probeer eerlijk te zijn over wat dingen bijdragen en wat niet.

Methode 3 van 3: Werken met anderen

Meerdere projecten beheren Stap 7
Meerdere projecten beheren Stap 7

Stap 1. Stel grenzen en zeg nee

U heeft een drempel voor hoeveel u realistisch kunt beheren. Het is belangrijk om die limiet te kennen en op de goede plek te blijven. Als je je maximale capaciteit hebt bereikt en er doet zich een nieuwe kans voor, leer dan nee te zeggen. Het is misschien beter om iets te missen en daadwerkelijk gedaan te krijgen wat je al hebt, dan een ander project aan te pakken en ze allemaal te laten mislukken.

  • Leren waar precies uw limiet ligt, kan wat vallen en opstaan vergen. Als je het de eerste keer niet goed doet, geef jezelf dan niet op. Je moet op de een of andere manier je limiet vinden, zelfs als dat betekent dat je de bal een of twee keer moet laten vallen.
  • Misschien is het nieuw aangeboden project niet iets dat je kunt laten liggen. Bedenk goed wanneer dit het geval is. Je kunt een brug verbranden door iets los te laten waar je al aan hebt gewerkt.
Meerdere projecten beheren Stap 8
Meerdere projecten beheren Stap 8

Stap 2. Wijs taken toe en voer geen micromanagement uit

Als je een team hebt waarmee je werkt of waar je toezicht op houdt, is het altijd het beste om zoveel mogelijk werk te delegeren. Je hebt misschien de neiging om de touwtjes in handen te hebben, maar je hebt mensen die helpen met een reden. Geef mensen opdrachten aan het begin van een project en laat ze doen wat ze worden toegewezen. Neem de controle niet halverwege terug.

  • Als je goede werkers hebt, kan een groep mensen meer gedaan krijgen dan alleen. Als je de neiging hebt om al het werk te doen, maar delegeren een optie is, overweeg dan om een deel van het werk door te geven. Als je werknemers tot je beschikking hebt, laat hun hulp dan niet verloren gaan.
  • Als u de baas bent, is het nog steeds uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alles wordt gedaan. Stel een aantal tijden in waarop u de voortgang controleert en laat uw team vervolgens met rust, behalve tijdens die specifieke tijden.
Beheer meerdere projecten Stap 9
Beheer meerdere projecten Stap 9

Stap 3. Leer de communicatiestijlen van uw teamleden kennen en werk met hen samen

Je hebt misschien de leiding over mensen die heel anders werken dan jij. Om effectief te zijn, moet je dat accepteren. Als u weet hoe elk lid van uw team het beste communiceert, kunt u meer gedaan krijgen. Zonder overboord te gaan, zorg voor een beetje voor elke persoon, zodat u het best mogelijke werk uit hen kunt halen.

  • Dit kan specifiek van toepassing zijn op vormen van communicatie zoals telefoon en e-mail. Sommige teamleden geven misschien de voorkeur aan een telefoontje wanneer u hen feedback geeft. Anderen zullen de efficiëntie van e-mail waarderen.
  • Het is ook van toepassing op wie graag grappen maakt, wie liever serieus is en hoe je feedback moet framen. U wilt zoveel mogelijk met uw team opschieten, zodat zij met u willen samenwerken.
  • Houd notities bij over uw mensen, zodat u zeker weet dat u toepast wat u over hen leert. Je kunt ze rechtstreeks vragen naar enkele van hun voorkeuren of je kunt er beter aan doen om er in de loop van de tijd achter te komen.
Meerdere projecten beheren Stap 10
Meerdere projecten beheren Stap 10

Stap 4. Blijf in gesprek over de voortgang

Of je nu de leiding hebt of rapporteert aan iemand anders, voortgangsupdates zijn belangrijk. Stel tijden in met de mensen waar je de leiding over hebt, zodat ze je op de hoogte kunnen houden. Wees proactief in het rapporteren aan uw supervisor terwijl u dingen voor elkaar krijgt. Consistente, zo niet constante updates zorgen ervoor dat een project soepel blijft verlopen.

  • Het kan handig zijn om deadlines voor voortgangsrapporten vast te stellen in verschillende stadia van een project. Dit kan dagelijks zijn voor korte projecten, of een keer per week voor lopende projecten.
  • Dit is vooral belangrijk als een deel van een project voortbouwt op het deel ervoor. Als Tom wacht tot Leslie klaar is met haar rol voordat hij aan de zijne kan werken, moet hij weten hoe ver ze is.
  • Het is belangrijk om in het begin verwachtingen te stellen over hoe voortgangsupdates zullen worden afgehandeld. Je wilt niet halverwege een project komen en mensen verrassen met een voortgangscheck.

Tips

  • Stel jezelf een doel om elke dag iets af te maken.
  • Wanneer je kunt, laat teamleden kiezen waar ze aan werken, zodat je hun volledige buy-in hebt.
  • Laat wat flexibiliteit in uw plannen voor onvoorziene omstandigheden die zich kunnen voordoen.

Aanbevolen: