Als u wilt dat uw e-mail snel en nauwkeurig bij de ontvanger aankomt, kunt u veel doen om te helpen bij het maken van de e-mail. Een goed geadresseerde envelop maakt het leven van iedereen gemakkelijk en zorgt ervoor dat het item in recordtijd de persoon bereikt die het zou moeten bereiken.
Stappen
Stap 1. Selecteer effen gekleurde enveloppen
Vermijd het gebruik van mooie enveloppen als het gaat om een zakelijke transactie of een andere officiële transactie, zoals schrijven aan de overheid of een rechtbank.
Stap 2. Gebruik alleen een zwarte of blauwe pen
Blijf bij de regelpennen als u rechtstreeks op de envelop schrijft. Andere kleuren leiden af en duiden op een gebrek aan professionaliteit dat dingen in iemands in-tray kan ophouden.
Stap 3. Probeer een label af te drukken in plaats van het met de hand te adresseren
Bedrukte labels zijn gemakkelijker te lezen en zien er direct professioneel uit. Het is niet essentieel, maar als je een rommelig handschrift hebt, is het verstandig! Gebruik bij het afdrukken de lettertypen Times New Roman, Geneva, Verdana. Vermijd het gebruik van fraaie lettertypen die het lezen moeilijker maken (zowel voor het menselijk oog als voor scanmachines voor de post).
Stap 4. Denk eraan om in het adres de juiste "aandacht voor" details op te nemen
Het gebruik van "ATTN:" of "Attentie" markeert de precieze persoon die geacht wordt uw e-mail te lezen. Als je geen exacte naam hebt, noteer dan de functienaam. Deze notatie moet worden toegevoegd vóór het adres van de ontvanger.
Stap 5. Schrijf het adres voluit
Om fouten te voorkomen, mag u er niet vanuit gaan dat degenen die het adres lezen, weten wat uw afkortingen betekenen. Ga er bovendien niet vanuit dat veel voorkomende afkortingen zo gewoon zijn als je denkt! Spelt staatsnamen, stadsnamen, namen van mensen, om zeker te zijn.
Stap 6. Neem contact op met USPS (of uw lokale postbode) om het adres te valideren
Om fouten te voorkomen, gebruikt u tools om het adres te verifiëren en te normaliseren voor de snelst mogelijke levering. Spel de namen van steden en ontvangers om zeker te zijn.
Stap 7. Plaats het adres in het midden van de envelop
Gebruik een blokinstelling en houd het adres zoveel mogelijk gecentreerd, laat ruimte onder, boven en aan de zijkanten van het adresblok.
Stap 8. Voeg je retourgegevens toe
Dit is cruciaal voor het retourneren als er iets misgaat tijdens de levering. Schrijf uw retourgegevens duidelijk op, of gebruik een zelfklevend etiket dat is voorgedrukt met uw adresgegevens. Gebruik het juiste adres voor retourzending - overweeg of dit uw thuisadres, een werkadres, een zakenadres, enz. Moet zijn. In Noord-Amerika plaatst u dit retouradres in de linkerbovenhoek van de envelop de envelop). In andere landen is het gebruikelijker voor individuen om het retouradres op de andere kant van de envelop te plaatsen, ongeveer waar de envelop is verzegeld, hoewel bedrijven de voorkeur geven aan de stijl aan de voorkant.
Tips
-
Plaats belangrijke aanvullingen onder het antwoordadresblok op de voorkant van de envelop, of in de bovenhoek tegenover de postzegel. Gebruik hoofdletters voor dergelijke toevoegingen. Voorbeelden hiervan zijn:
- TOT:
- VAN:
- VERTROUWELIJK
- ALLEEN VOOR ONTVANGER
- IN VERTROUWEN
- ANTWOORD ASAP / ONMIDDELLIJK
- DRINGEND