Als je een vergadering voorzit, is het een verwachting om de vergadering tot de orde te roepen. Sommige mensen vinden deze taak intimiderend, vooral als ze nieuw zijn. Spreken voor een groep kan moeilijk zijn, maar het wordt gemakkelijker als je eenmaal begint. Hoewel je in het begin misschien nerveus bent, is het een eenvoudige taak om een vergadering te bestellen als je eenmaal onder de knie hebt om professionaliteit te tonen tijdens een vergadering, zelfvertrouwen te tonen door lichaamstaal te gebruiken en een goede houding aan te nemen.
Stappen
Deel 1 van 3: Professionaliteit tonen tijdens een vergadering
Stap 1. Verwelkom mensen als ze aankomen
Dit is een geweldige kans om de toon te zetten, mensen aan te moedigen hun stem te laten horen en mensen naar de zithoek te leiden.
- Houd je lichaamstaal ongedwongen door te glimlachen en te bewegen bij de ingang.
- Gebruik informele begroetingen. Je zou een eenvoudige, "Goedemorgen. Hoe gaat het met je?"
Stap 2. Maak een praatje
Voer korte, informele gesprekken met deelnemers. Vergeet niet om uw onderwerpen professioneel te houden.
- Gebruik small talk om op een ontspannen manier uw rol als voorzitter vast te leggen. Dit is uw kans om met deelnemers te spreken in uw officiële rol als gastheer van de vergadering. Zeg: "Heb je dat nieuwsartikel gezien over veiligere speeltoestellen voor parken?"
- Kies onderwerpen die verband houden met de agenda van de vergadering, zodat u de deelnemers voorzichtig naar het doel van de vergadering kunt leiden. Als uw vergadering bijvoorbeeld te maken heeft met parkdiensten, kiest u onderwerpen als recente parkverbeteringen of verhalen die plaatsvinden in het park.
Stap 3. Begin op tijd
Stel een exacte starttijd en een verwachte eindtijd in. Houd u aan uw planning, want het uitstellen van de start van een vergadering kost de organisatie de tijd van elke persoon die zit te wachten.
- Als iemand die cruciaal is voor uw vergadering niet is gearriveerd of als u niet over een noodzakelijk quorum beschikt, spreek dan uw aanwezigen aan om hen op de hoogte te stellen van de vertraging in de aankomst van die persoon. Begin de vergadering en gebruik de vertragingstijd als een open forum. Leid de discussie zodat mensen niet zitten te wachten.
- Houd er rekening mee dat als u laat begint, de kans groot is dat mensen nog steeds op de oorspronkelijk geplande eindtijd vertrekken omdat ze mogelijk andere vergaderingen of activiteiten voor later op de dag hebben gepland.
Stap 4. Sta op
Wanneer het tijd is om de vergadering te beginnen, sta op uit uw stoel om de aandacht van de aanwezigen te trekken en aan te geven dat u op het punt staat te beginnen. Door te gaan staan, geef je aan dat je de leiding hebt over de kamer.
Stap 5. Begroet de aanwezigen
Begin te spreken met een algemene openingsopmerking. Dit geeft de opening van de vergadering aan en trekt de aandacht van iedereen die nog bezig is met een nevengesprek of een activiteit buiten de taak, zoals scrollen door zakelijke e-mail op een mobiele telefoon.
- Zeg bijvoorbeeld: 'Goedemorgen. Bedankt dat je vandaag bij ons bent gekomen.”
- Vermijd informele begroetingen, zoals 'Hé, allemaal'. Dit zal de verkeerde toon zetten.
Stap 6. Stel jezelf voor
Vermeld kort uw naam en vermeld uw functie. Zelfs als de aanwezigen je kennen, is het belangrijk om vast te stellen dat jij de voorzitter bent. Dit is ook het moment om eventuele sprekers voor te stellen.
Stap 7. Kondig je oproep aan om te bestellen
Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor het vaststellen van een starttijd voor de plaat. De minuten gaan in na de officiële oproep om te bestellen. Als onderdeel van uw oproep om te bestellen, vermeldt u ook de datum en tijd voor het record.
- Zeg tijdens een formele vergadering: "Ik roep deze vergadering op donderdag 4 mei 2017 om 11.30 uur op."
- Als uw vergadering informeel is, kunt u uw toespraak variëren, maar het is nog steeds belangrijk om te vermelden dat de vergadering is begonnen. In plaats van te zeggen dat de vergadering tot de orde is geroepen, zou je kunnen zeggen: "We beginnen deze vergadering op donderdag 4 mei 2017 om 11.30 uur."
Stap 8. Geef het doel van de bijeenkomst aan
Herinner de aanwezigen aan het doel van de vergadering. Als voorzitter is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat iedereen begrijpt wat er van de vergadering wordt verwacht en dat iedereen aanwezig is tijdens de vergadering.
- Zeg: "We zijn hier vandaag om een verfkleur te kiezen voor de nieuwe banken in Quiet Pines Park."
- Uw doel moet in 1-2 zinnen worden vermeld.
Stap 9. Leid de vergadering
Neem plaats en volg de agenda om de vergadering voort te zetten. Als vergadervoorzitter zorg je ervoor dat de vergadering op orde blijft en dat ieders inbreng wordt gehoord.
- Hoeveel controle u als voorzitter heeft over de vergadering, hangt af van uw persoonlijke stijl en de cultuur van uw organisatie.
- Zodra de vergadering begint, is uw oproep om te bestellen voltooid.
DESKUNDIGE TIP
Gene Linetsky, MS
Startup Founder & Engineering Director Gene Linetsky is a startup founder and software engineer in the San Francisco Bay Area. He has worked in the tech industry for over 30 years and is currently the Director of Engineering at Poynt, a technology company building smart Point-of-Sale terminals for businesses.
Gene Linetsky, MS
Oprichter Startup & Engineering Director
Houd je aan je tijdslimiet.
Gene Linetsky, een startup-oprichter, zegt:"
Deel 2 van 3: Vertrouwen tonen met lichaamstaal
Stap 1. Maak oogcontact
Oogcontact verhoogt de aandacht, laat je meer opvallen en overtuigt mensen dat wat je zegt belangrijk is.
- Verplaats tijdens een vergadering uw blik door de kamer terwijl u spreekt en maak oogcontact met elke persoon terwijl uw blik over de kamer gaat.
- Als je je ongemakkelijk voelt, kijk dan in plaats daarvan naar het midden van hun neus.
- Maak van tevoren vertrouwd met oogcontact door te oefenen op uw vrienden, familie en collega's. Begin door naar hun voorhoofd te kijken en ga dan naar het midden van hun neus. Maak ten slotte oogcontact voor een paar seconden per keer, langzaam overgaand naar consistent oogcontact terwijl u spreekt.
Stap 2. Niet friemelen
Stil staan of zitten geeft aan dat je zelfverzekerd bent, dus vind je balans.
- Veel bewegen en friemelen suggereert dat je nerveus of angstig bent en je autoriteit ondermijnt.
- Houd je handen gefocust op een taak, zoals handen schudden of je agenda noteren.
Stap 3. Spreek in een normaal tempo
Nerveuze mensen hebben de neiging om snel te praten, dus let op uw spraak. Breng vertrouwen over door rustig en luid te spreken.
Stap 4. Blijf openstaan
Houd je armen naast je. Angstige mensen vouwen vaak hun armen of proberen hun gezicht te bedekken.
Stap 5. Leun naar binnen
Als je met iemand praat, leun dan naar hem toe om te laten zien dat je geïnteresseerd bent in wat hij zegt en dat je actief bent in het gesprek. Dit laat zien dat je herkent wat anderen op tafel leggen en niet bang bent om alternatieve standpunten te horen.
Stap 6. Zet de toon
Als voorzitter bepaalt uw houding de houding van de hele vergadering. Om een succesvolle vergadering te hebben, benader je je rol als voorzitter met professionaliteit en een optimistische kijk. Breng door je lichaamstaal aan de aanwezigen over dat je professionaliteit verwacht.
- Glimlach als je spreekt over de doelen, plannen of verantwoordelijkheden van de organisatie.
- Gebaar terwijl je spreekt.
- Zeg: "We hebben een geweldige kans om de missie van onze organisatie weer te geven via het nieuwe programma dat we komen bespreken."
Deel 3 van 3: Een goede houding behouden
Stap 1. Strek je rug
Je voorstellen dat een touwtje je recht omhoog trekt, is de eerste stap naar het behouden van een goede houding. Een goede houding toont vertrouwen en geeft je een indrukwekkende aanwezigheid.
- Oefen met rechtop staan, zodat het een gewoonte wordt.
- Trek je buik in en laat je armen langs je lichaam hangen.
- Duw je schouders naar achteren. U zou uw schouderbladen moeten voelen aanspannen alsof ze naar elkaar toe worden getrokken.
Stap 2. Kijk vooruit
Houd je hoofd recht. Om een goede houding te hebben, moeten je oorlellen gelijk zijn met je schouders.
- Duw je hoofd niet naar voren. Je wilt laten zien dat je zelfverzekerd bent, niet overdreven enthousiast.
- Kijk niet naar beneden, want dat kan ervoor zorgen dat je onderuit gaat.
Stap 3. Vermijd wiegen
Houd je voeten stevig geplant. Hoewel je je gewicht van de ene voet naar de andere kunt verplaatsen als je lang staat, zou dit een subtiele verschuiving moeten zijn, geen zwaaien.
Tips
- Een goede voorzitter handhaaft de orde door zich te concentreren op de doelstellingen van de commissie in plaats van hun persoonlijke aanzien te vergroten.
- Begin en eindig op tijd.
- Zorg voor een professionele houding voor, tijdens en na de vergadering.