Hoe schrijf je een standaard gebruiksprocedure: 15 stappen

Inhoudsopgave:

Hoe schrijf je een standaard gebruiksprocedure: 15 stappen
Hoe schrijf je een standaard gebruiksprocedure: 15 stappen

Video: Hoe schrijf je een standaard gebruiksprocedure: 15 stappen

Video: Hoe schrijf je een standaard gebruiksprocedure: 15 stappen
Video: SOP Example: How to write a Standard Operating Procedure - FASTER! 2024, Maart
Anonim

Een Standard Operating Procedure (SOP) is een document dat stapsgewijze informatie bevat over het uitvoeren van een taak. Een bestaande SOP moet misschien gewoon worden aangepast en bijgewerkt, of u bevindt zich in een scenario waarin u er een helemaal opnieuw moet schrijven. Het klinkt ontmoedigend, maar het is eigenlijk maar een checklist. Zie stap 1 om de bal aan het rollen te krijgen.

Stappen

Deel 1 van 3: Uw SOP formatteren

Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 1
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 1

Stap 1. Kies je formaat

Er is geen goede of foute manier om een SOP te schrijven. Uw bedrijf heeft echter waarschijnlijk een aantal SOP's waarnaar u kunt verwijzen voor opmaakrichtlijnen, waarin wordt uiteengezet hoe zij dit het liefst doen. Als dat het geval is, gebruikt u de reeds bestaande SOP's als sjabloon. Zo niet, dan heb je een paar opties:

  • Een eenvoudig stappenformaat. Dit is voor routineprocedures die kort zijn, weinig mogelijke resultaten hebben en eerlijk zijn. Afgezien van de nodige documentatie en veiligheidsrichtlijnen, is het eigenlijk gewoon een opsomming van eenvoudige zinnen die de lezer vertellen wat hij moet doen.
  • Een hiërarchisch stappenformaat. Dit is meestal voor lange procedures - procedures met meer dan tien stappen, waarbij een paar beslissingen, verduidelijking en terminologie nodig zijn. Dit is meestal een lijst met hoofdstappen, allemaal met substappen in een zeer bepaalde volgorde.
  • Een stroomdiagramformaat. Als de procedure meer lijkt op een kaart met een bijna oneindig aantal mogelijke uitkomsten, is een stroomdiagram wellicht de beste keuze. Dit is het formaat dat u moet kiezen als de resultaten niet altijd voorspelbaar zijn.
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 2
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 2

Stap 2. Denk aan je publiek

Er zijn drie belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden voordat u uw SOP schrijft:

  • De voorkennis van uw publiek. Zijn zij bekend met uw organisatie en haar procedures? Kennen ze de terminologie? Uw taal moet passen bij de kennis en investering van de lezer.
  • De taalvaardigheid van uw publiek. Is er een kans dat mensen die uw taal niet spreken uw SOP "lezen"? Als dit een probleem is, is het een goed idee om veel geannoteerde afbeeldingen en diagrammen op te nemen.
  • De grootte van je publiek. Als meerdere mensen tegelijk uw SOP lezen (die in verschillende rollen), moet u het document meer opmaken als een gesprek in een toneelstuk: gebruiker 1 voltooit een actie, gevolgd door gebruiker 2, enzovoort, enzovoort. Zo kan elke lezer zien hoe hij of zij een integraal radertje is in de goed geoliede machine.
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 3
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 3

Stap 3. Overweeg uw kennis

Waar het op neer komt is dit: Ben jij de beste persoon om dit te schrijven? Weet u wat het proces inhoudt? Hoe het mis kan gaan? Hoe het veilig te maken? Zo niet, dan kun je het misschien beter aan iemand anders overdragen. Een slecht geschreven - of, meer nog, onnauwkeurige - SOP zal niet alleen de productiviteit verminderen en leiden tot organisatorische mislukkingen, maar het kan ook onveilig zijn en nadelige gevolgen hebben voor alles, van uw team tot de omgeving. Kortom, het is geen risico dat u moet nemen.

Als dit een project is dat u is toegewezen en waarvan u zich gedwongen (of verplicht) voelt om het te voltooien, schroom dan niet om degenen die de procedure dagelijks voltooien om hulp te vragen. Het afnemen van interviews is een normaal onderdeel van elk SOP-creatieproces

Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 4
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 4

Stap 4. Kies tussen een korte of lange SOP

Als u een SOP schrijft of bijwerkt voor een groep personen die bekend zijn met protocol, terminologie, enz., en gewoon baat zou hebben bij een korte en pittige SOP die meer op een checklist lijkt, kunt u deze gewoon in korte vorm schrijven.

Afgezien van het basisdoel en relevante informatie (datum, auteur, ID#, enz.), is het eigenlijk slechts een korte lijst met stappen. Als er geen details of verduidelijking nodig zijn, is dit de juiste keuze

Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 5
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 5

Stap 5. Houd uw SOP-doel in gedachten

Wat duidelijk is, is dat u binnen uw organisatie een procedure heeft die steeds maar weer wordt herhaald. Maar is er een specifieke reden waarom deze SOP bijzonder nuttig is? Moet het de veiligheid benadrukken? Nalevingsmaatregelen? Wordt het gebruikt voor training of voor dagelijks gebruik? Hier zijn een paar redenen waarom uw SOP nodig is voor het succes van uw team:

  • Om ervoor te zorgen dat aan de nalevingsnormen wordt voldaan
  • Om de productievereisten te maximaliseren
  • Om ervoor te zorgen dat de procedure geen nadelige gevolgen heeft voor het milieu:
  • Om de veiligheid te garanderen:
  • Om ervoor te zorgen dat alles volgens schema verloopt
  • Om fouten in de productie te voorkomen
  • Te gebruiken als trainingsdocument

    Als u weet wat uw SOP moet benadrukken, is het gemakkelijker om uw schrijven rond die punten te structureren. Het is ook gemakkelijker om te zien hoe belangrijk uw SOP is

Deel 2 van 3: Uw SOP schrijven

Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 6
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 6

Stap 1. Bedek het benodigde materiaal

In het algemeen zullen technische SOP's naast de procedure zelf uit vier elementen bestaan:

  • Titelpagina. Dit omvat 1) de titel van de procedure, 2) een SOP-identificatienummer, 3) datum van afgifte of herziening, 4) de naam van het agentschap/divisie/filiaal waarop de SOP van toepassing is, en 5) de handtekeningen van degenen die en goedgekeurd van de SOP. Dit kan worden opgemaakt zoals u wilt, zolang de informatie maar duidelijk is.
  • Inhoudsopgave. Dit is alleen nodig als uw SOP vrij lang is, zodat u er gemakkelijk naar kunt verwijzen. Een eenvoudig standaardoverzicht is wat u hier zou vinden.
  • Kwaliteitsborging/Kwaliteitscontrole. Een procedure is geen goede procedure als deze niet kan worden gecontroleerd. Zorg ervoor dat de benodigde materialen en details worden verstrekt, zodat de lezer ervoor kan zorgen dat ze de gewenste resultaten hebben verkregen. Dit kan al dan niet andere documenten bevatten, zoals voorbeelden van prestatie-evaluaties.
  • Verwijzing. Zorg ervoor dat u alle geciteerde of belangrijke referenties vermeldt. Als u verwijst naar andere SOP's, zorg er dan voor dat u de benodigde informatie in de bijlage bijvoegt.

    Uw organisatie kan een ander protocol hebben dan dit. Als er al bestaande SOP's zijn waarnaar u kunt verwijzen, verlaat u deze structuur en volgt u wat er al is

Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 7
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 7

Stap 2. Zorg ervoor dat u voor de procedure zelf het volgende behandelt:

  • Toepassingsgebied en toepasbaarheid. Met andere woorden, beschrijf het doel van het proces, de limieten en hoe het wordt gebruikt. Omvat normen, wettelijke vereisten, rollen en verantwoordelijkheden, en input en output.
  • Methodologie en procedures.

    De kern van het probleem - maak een lijst van alle stappen met de nodige details, inclusief welke apparatuur nodig is. Behandel opeenvolgende procedures en beslissingsfactoren. Pak de "wat als" en de mogelijke interferenties of veiligheidsoverwegingen aan.

  • Verduidelijking van terminologie. Identificeer acroniemen, afkortingen en alle zinnen die niet in het gewone taalgebruik voorkomen.
  • Gezondheids- en veiligheidswaarschuwingen. Wordt vermeld in zijn eigen sectie en naast de stappen waar het een probleem is. Verdoezel dit gedeelte niet.
  • Apparatuur en benodigdheden.

    Volledige lijst van wat nodig is en wanneer, waar apparatuur te vinden is, uitrustingsnormen, enz.

  • Waarschuwingen en interferenties. Kortom, een sectie voor probleemoplossing. Bespreek wat er mis kan gaan, waar u op moet letten en wat het uiteindelijke, ideale product kan verstoren.

    • Geef elk van deze onderwerpen hun eigen sectie (meestal aangegeven met cijfers of letters) om te voorkomen dat uw SOP langdradig en verwarrend wordt en om gemakkelijk te kunnen raadplegen.
    • Dit is geenszins een uitputtende lijst; dit is slechts het topje van de procedurele ijsberg. Uw organisatie kan andere aspecten specificeren die aandacht behoeven.
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 8
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 8

Stap 3. Maak uw schrijven beknopt en gemakkelijk te lezen

De kans is groot dat uw publiek dit niet voor de lol leest. Je wilt het kort en duidelijk houden -- anders dwaalt hun aandacht af of vinden ze het document formidabel en moeilijk te vatten. Houd in het algemeen je zinnen zo kort mogelijk.

  • Hier is een slecht voorbeeld: Zorg ervoor dat u al het stof van de luchtschachten verwijdert voordat u ze gaat gebruiken.
  • Hier is een goed voorbeeld: Zuig voor gebruik al het stof uit de luchtschachten.
  • Gebruik in het algemeen geen 'jij'. Het moet worden geïmpliceerd. Spreek met de actieve stem en begin je zinnen met opdrachtwerkwoorden.
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 9
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 9

Stap 4. Bespreek zo nodig het personeel dat bij het proces is betrokken hoe zij de taak uitvoeren

Het laatste dat u wilt doen, is een SOP schrijven die gewoon onnauwkeurig is. Je brengt de veiligheid van je team, hun doeltreffendheid, hun tijd in gevaar, en je neemt een vaststaand proces en let er niet op - iets wat je teamgenoten misschien een beetje aanstootgevend vinden. Stel indien nodig vragen! Dit wil je goed hebben.

Als je het niet weet, vraag het dan natuurlijk aan meerdere bronnen, die alle rollen en verantwoordelijkheden dekken. Een teamlid kan de standaardprocedure niet volgen of een ander kan slechts bij een deel van de akte betrokken zijn

Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 10
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 10

Stap 5. Breek grote stukken tekst op met diagrammen en stroomdiagrammen

Als je een paar stappen hebt die bijzonder intimiderend zijn, maak het je lezers dan gemakkelijk met een soort grafiek of diagram. Het maakt het gemakkelijker om te lezen en geeft de geest een korte onderbreking van het proberen om alles te begrijpen. En het zal completer en goed geschreven voor je lijken.

Voeg deze niet alleen toe om uw SOP te vergroten; doe dit alleen als het nodig is of als je een taalkloof probeert te overbruggen

Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 11
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 11

Stap 6. Zorg ervoor dat elke pagina een controledocumentnotatie heeft

Uw SOP is waarschijnlijk een van de vele SOPS -- hierdoor heeft uw organisatie hopelijk een soort grotere database waarin alles binnen een bepaald referentiesysteem wordt gecatalogiseerd. Uw SOP maakt deel uit van dit referentiesysteem en heeft daarom een soort code nodig om gevonden te worden. Dat is waar de notatie binnenkomt.

Elke pagina moet een korte titel of ID #, een revisienummer, datum en "pagina # van #" in de rechterbovenhoek hebben (voor de meeste formaten). Afhankelijk van de voorkeuren van uw organisatie heeft u al dan niet een voetnoot nodig (of heeft u deze in de voetnoot)

Deel 3 van 3: Succes en nauwkeurigheid garanderen

Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 12
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 12

Stap 1. Test de procedure

Als u uw procedure niet wilt testen, heeft u deze waarschijnlijk niet goed genoeg geschreven. Laat iemand met een beperkte kennis van het proces (of een persoon die representatief is voor de normale lezer) uw SOP gebruiken om hen te begeleiden. Welke problemen zijn ze tegengekomen? Indien van toepassing, adresseer ze en breng de nodige verbeteringen aan.

  • Het is het beste om een handvol mensen uw SOP te laten testen. Verschillende individuen zullen verschillende problemen hebben, waardoor een grote verscheidenheid aan (hopelijk bruikbare) antwoorden mogelijk is
  • Zorg ervoor dat u de procedure test op iemand die het nog nooit eerder heeft gedaan. Iedereen met voorkennis zal vertrouwen op hun kennis om ze door te krijgen en niet op jouw werk, waardoor het doel voorbij schiet.
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 13
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 13

Stap 2. Laat de SOP beoordelen door degenen die de procedure daadwerkelijk uitvoeren

Uiteindelijk maakt het niet zoveel uit wat je bazen van de SOP vinden. Het zijn degenen die het werk doen waar het om gaat. Dus voordat je je werk aan de hogere kringen voorlegt, moet je je spullen laten zien aan degenen die het werk gaan doen (of doen). Wat denken ze?

Door hen toe te staan betrokken te raken en het gevoel te hebben dat ze deel uitmaken van het proces, is de kans groter dat ze deze SOP accepteren waaraan u werkt. En ze zullen onvermijdelijk een aantal geweldige ideeën hebben

Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 14
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 14

Stap 3. Laat de SOP beoordelen door uw adviseurs en het Quality Assurance-team

Zodra het team u toestemming geeft, stuurt u het naar uw adviseurs. Ze zullen waarschijnlijk minder input hebben over de eigenlijke inhoud zelf, maar ze zullen je laten weten of het voldoet aan de opmaakvereisten, of er iets is dat je hebt gemist, en het protocol om het allemaal officieel te maken en in het systeem in te voeren.

  • Routeer de SOP voor goedkeuringen met behulp van documentbeheersystemen om audittrails van de goedkeuringen te garanderen. Dit zal per organisatie verschillen. Kortom, je wilt dat alles voldoet aan richtlijnen en regelgeving.
  • Handtekeningen zullen noodzakelijk zijn en de meeste organisaties hebben tegenwoordig geen probleem met het accepteren van elektronische handtekeningen.
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 15
Schrijf een standaard gebruiksprocedure Stap 15

Stap 4. Na goedkeuring begint u met het implementeren van uw SOP

Dit kan het uitvoeren van een formele training voor het affectpersoneel inhouden (bijv. klassikale training, computergebaseerde training, enz.) Of het kan betekenen dat uw krant in de badkamer wordt opgehangen. Wat het ook is, zorg dat je werk naar buiten komt! Je hebt ervoor gewerkt. Tijd voor erkenning!

Zorg ervoor dat uw SOP actueel blijft. Als het ooit verouderd raakt, werk het dan bij, zorg dat de updates opnieuw worden goedgekeurd en gedocumenteerd, en distribueer de SOP indien nodig opnieuw. De veiligheid, productiviteit en het succes van uw team zijn belangrijk

Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube

Tips

  • Zorg ervoor dat de documentgeschiedenis wordt gedocumenteerd voor elke versiewijziging.
  • Controleer of er een oude versie van de SOP bestaat voordat u de uwe schrijft. U kunt misschien een paar snelle wijzigingen aanbrengen. Zorg ervoor dat u ze echter nog steeds documenteert!
  • Gebruik eenvoudig Engels om de stappen uit te leggen.
  • Controleer voor duidelijkheid. Zorg ervoor dat er geen meerdere interpretaties zijn. Laat de procedure zien aan iemand die niet bekend is met het proces en laat ze je vertellen wat ze denken dat het zegt; je zult misschien verrast zijn.
  • Laat mensen uw document beoordelen voordat ze goedkeuring krijgen.
  • Gebruik stroomdiagrammen en afbeeldingen zodat de lezer het proces duidelijk heeft.
  • Vergeet niet om de belanghebbenden zoveel mogelijk te betrekken, zodat het gedocumenteerde proces het daadwerkelijke proces is.

Aanbevolen: